Administratief medewerker voor de dienst kindergeneeskunde (tijdelijk)

Voor de dienst kindergeneeskunde zijn we op zoek naar een enthousiaste administratief medewerker/health care manager.

De consultatiedienst kindergeneeskunde bevindt zich in het vernieuwde Moeder- en Kind Centrum van het UZA en hier worden dagelijks meer dan 150 kinderen met chronische en vaak ook multiple gezondheidsproblemen gezien door een interprofessioneel team, bestaande uit kinderartsen, verpleegkundigen, diëtisten, psychologen,… .

Als administratief medewerker/health care manager maak je deel uit van een team van 8 secretaresses. Het secretariaatsteam bestaat uit een hecht team van medewerkers die met veel enthousiasme werken in onze dynamische kinderkliniek en waar ieder zijn verantwoordelijkheid heeft. Samenwerken, flexibiliteit en een positieve mindset vormen kernbegrippen in ons team.

Samen dragen wij de zorg voor de administratieve dienstverlening en een vriendelijk en efficiënt patiëntenonthaal. Je combineert front office taken met back office en telefonie. Je bent bestand tegen stress en stelt de juiste prioriteiten op het juiste moment. Je neemt je verantwoordelijkheid, werkt proactief en durft initiatief te tonen. Je krijgt coaching en steun van je collega’s, een multidisciplinair team waarin je je meteen thuis voelt.

Wat ga je doen?

Je job is elke dag anders! We verzekeren een uitdagend takenpakket:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor artsen en patiënten en zorgt voor een efficiënt en vriendelijk onthaal van patiënten, vertegenwoordigers,…
• Je zorgt voor een goede organisatie en verloop van de consultaties op de dienst.
• Je verwerkt in- en uitgaande post en behandelt het algemeen mailverkeer van de dienst.
• Je staat in voor het agendabeheer voor een 100-tal kinderartsen en paramedici.
• Je bemant mee het call center en kan op de juiste manier telefonische oproepen behartigen.
• Je bent een belangrijke schakel tussen de verschillende disciplines, en staat in voor de opvolging van verschillende taken.
• Je puzzelt combinatieafspraken en legt moeilijke agenda’s naast elkaar.
• Je werkt nauw samen met een 100-tal kinderartsen, verpleegkundigen, en andere paramedic.i
• Samen met je collega’s neem je actief deel aan alle vormen van werkoverleg.
• Je neemt nieuwe taken op als gevolg van evoluties in de organisatie van de dienst.
• Je brengt eigen ideeën aan om de werking van onze dienst te verbeteren.

Na een inwerkperiode is er de mogelijkheid om ook het secretariaat van een conventie mee te ondersteunen:

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor ouders van de patiënten in jouw conventie.
• Je verwerkt de RIZIV-administratie van de dienst en bezorgt deze tijdig aan de juiste mutualiteit.
• Je plant jaarlijkse controles, opnames en medisch technische onderzoeken in op verschillende diensten en communiceert dit aan de ouders.
• Je organiseert en notuleert tijdens teamvergaderingen.
• Je ondersteunt de artsen en verpleegkundigen van het team in hun administratie.
• Je probeert verbeterprojecten binnen het conventieteam op te starten en mee te coördineren.

Wie zoeken we?

• Je behaalde een bachelordiploma health care management, een diploma in een administratieve (medische) richting of hebt gelijkwaardige competentie door ervaring.
• Je beschikt over een eerste werkervaring in een administratieve omgeving.
• Je beschikt over een zeer goede kennis van MS Office en leert vlot andere softwareprogramma’s aan.
• Stressbestendigheid en multitasken zijn je sterkste troeven.
• Je bent administratief sterk en zorgt er mee voor dat de patiënten vlot en snel behandeld worden (inschrijvingen, afsprakenplanning,…).
• Je bent flexibel, staat stevig in je schoenen en draagt bij aan een vlotte collegiale samenwerking.
• Je kan snel schakelen. Ook wanneer het hectisch wordt, houd jij het hoofd koel en blijf je nauwkeurig en efficiënt werken.
• Je beschikt over sterke communicatieve en sociale vaardigheden, ook in het Engels en Frans.
• Je bezit voldoende kennis van medische terminologie
• Je werkt proactief en ziet werk liggen
• Bij voorkeur heb je reeds enige ziekenhuiservaring.