Onthaalmedewerker & Administratief Medewerker

Onze klant is een gevestigde opleidingsorganisatie die een breed aanbod aan praktijkgerichte opleidingen en professionele vormingen aanbiedt.

Ben jij klantvriendelijk, administratief sterk en hou je ervan om dagelijks met verschillende mensen in contact te staan? Voor een opleidingsorganisatie in Mechelen zoeken we een Onthaalmedewerker & Administratief Medewerker voor een tijdelijke deeltijdse opdracht.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, cursisten, docenten en leveranciers. Naast het onthaal neem je verschillende administratieve taken voor je rekening en zorg je mee voor een vlotte dagelijkse werking.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Ontvangen en verder helpen van bezoekers, cursisten, docenten en leveranciers.
• Beantwoorden van vragen via telefoon, e-mail en persoonlijk contact.
• Cursisten en docenten wegwijs maken binnen de locatie en doorverwijzen naar de juiste dienst of collega.
• Ondersteunen van cursisten en docenten bij het gebruik van digitale platformen.
• Registreren en opvolgen van gegevens in het CRM-systeem.
• Administratief opvolgen van docentencontracten en klasagenda's.
• Ondersteunen bij de planning en reservatie van lokalen.
• Beheren van sleutels en andere praktische zaken binnen de locatie.
• Administratief verwerken en opvolgen van getuigschriften en diploma's.
• Zorgen voor een professioneel en klantvriendelijk onthaal.

Dit ben jij:

• Je bent communicatief sterk en helpt mensen graag verder.
• Je hebt bij voorkeur een eerste ervaring binnen onthaal, receptie, administratie of customer service.
• Ook gemotiveerde kandidaten met een sterke administratieve en klantgerichte ingesteldheid komen in aanmerking.
• Je werkt nauwkeurig, ordelijk en stipt.
• Je bent klantvriendelijk, assertief en flexibel.
• Je communiceert professioneel via telefoon, e-mail en persoonlijk contact.
• Je bent collegiaal, enthousiast en werkt graag in team.
• Je hebt een goede kennis van MS Office, voornamelijk Word en Outlook.
• Je leert vlot nieuwe digitale toepassingen en administratieve systemen aan.
• Ervaring met Microsoft Dynamics of een ander CRM-systeem is een pluspunt.
• Je bent beschikbaar voor een deeltijdse tewerkstelling van 60% tot 80%.

Je bent flexibel om één avond per week te werken van 14u15 tot 22u45. Op de andere werkdagen werk je tijdens de normale kantooruren.