Administratief Bediende Planning

Als Planning & Subsidies Officer zorg jij voor een efficiënte en klantgerichte planning van veiligheidsopleidingen én beheer je de bijhorende subsidiedossiers van A tot Z. Je bent het aanspreekpunt voor klanten, cursisten en interne collega’s en zorgt voor een vlekkeloze opvolging van opleidingen en administratie.

Planning & Coördinatie van Opleidingen (70%)

• Opstellen van een efficiënte, kostenbewuste en klantgerichte planning van safety trainingen, rekening houdend met inschrijvingen, klantbehoeften en beschikbaarheid van lesgevers.
• Eerste aanspreekpunt voor klanten, cursisten en interne collega’s voor vragen rond planning, inschrijvingen en praktische opleidingsinfo.
• Opvolgen en beheren van inschrijvingen, inclusief controle op benodigde attesten en toegangsdocumenten.
• Tijdig signaleren en afstemmen bij wijzigingen of annulaties van opleidingen.
• Operationele ondersteuning van de projectleider en opleidingscoördinator.
• Mee instaan voor het beheer en de tijdige voorziening van opleidingsmateriaal.
• Voorbereiden en aanleveren van input voor interne en externe audits.

Subsidiebeheer & Administratie (30%)

• Beheer van opleidingssubsidiedossiers van A tot Z: van registratie en controle tot indiening bij bevoegde instanties.
• Waakt over correcte en volledige dossiers en vraagt ontbrekende info proactief op.
• Zorgt voor naleving van alle subsidievoorwaarden en deadlines (o.a. WSE-loket, VOV/BEV-regels).
• Onderhoudt databanken en masterdata en verzorgt wekelijkse of maandelijkse rapporteringen aan interne stakeholders.

Je bent iemand die graag orde schept in complexiteit. Administratie schrikt je niet af, jij haalt er net voldoening uit om alles tiptop te krijgen. Daarnaast herken je jezelf in dit profiel:

• Je hebt ervaring met administratief dossierbeheer, liefst in een opleidings- of subsidiecontext.
• Je spreekt vlot Nederlands en Frans.
• Ervaring met datatools zoals Dendreo of DOMO? Dat is mooi meegenomen.
• Je bent nauwkeurig, analytisch en zelfstandig. Jij houdt het overzicht, ook als het druk wordt.
• En bovenal: je bent proactief en leergierig, met oog voor kwaliteit en samenwerking