Office Manager (1 a 2 dagen per week)

Over Engilico Engineering Solutions

Engilico is een innovatief technologiebedrijf gevestigd in Rotselaar, gespecialiseerd in geavanceerde kwaliteitscontrole- en inspectiesystemen voor de verpakkingsindustrie. Om ons team te versterken en onze operationele werking vlot te laten verlopen, zijn wij op zoek naar een georganiseerde en zelfstandige Office Manager voor 1 tot 2 dagen per week.

Functieomschrijving

Als Office Manager ben jij de administratieve spilfiguur van ons kantoor in Rotselaar. Je bent verantwoordelijk voor een breed en gevarieerd takenpakket dat bestaat uit boekhoudkundige voorbereiding, HR-administratie en algemeen kantoorbeheer. Dankzij jouw nauwkeurigheid en structuur draait de organisatie achter de schermen op rolletjes.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Boekhouding & Financiën

• Voorbereiden en inboeken van inkomende en uitgaande facturen.

• Opvolgen van betalingen en debiteurenbeheer.

• Aanleveren van de nodige documenten aan de externe boekhouder.

• Opleveren van documenten voor jaarlijkse audit

• Verwerken van onkostennota’s en creditcards.

• Opvolgen van waardering van de stock

2. HR-Administratie

• Eerste aanspreekpunt voor het personeel voor HR-zaken

• Contactpersoon voor het sociaal secretariaat Acerta.

• Contactpersoon voor leasewagens, eigen wagens, maaltijdcheques,...

• Opvolging van prestaties, afwezigheden, ziekte en vakantiedagen van het personeel.

• Voorbereiding van de maandelijkse loonverwerking.

• Dossier voor Belspo belastingvermindering voor R&D opvolgen

3. Maandelijkse facturatie

• Opstellen en nakijken van maandelijkse timesheets voor facturatie

• Opstellen van facturen

3. Algemene Administratie & Office Management

• Beheer van de algemene e-mailbox en briefwisseling.

• Bestellen van kantoormateriaal, catering en facilitaire benodigdheden.

• Onderhouden van contacten met leveranciers en dienstverleners (IT, gebouwbeheer, verzekeringen).

• Praktische ondersteuning van het management waar nodig (bijv. boeken van reizen of het organiseren van meetings).

• Meehelpen met het organiseren van beurzen. En eventueel aanwezig zijn op beurzen om klantrelaties op te volgen.

Jouw profiel

• Ervaring: Je hebt relevante ervaring in een administratieve, HR- of ondersteunende functie (bijv. als Office Manager, Management Assistant of Administratief Bediende).

• Kennis: Je beschikt over een goede basiskennis van boekhoudkundige processen en HR-administratie. Je kunt vlot overweg met office software pakketten.

• Talen: Uitstekende kennis van het Nederlands. Kennis van het Engels is noodzakelijk gezien onze internationale context. We maken deel uit van een Japanse groep.

• Competenties: Je werkt gestructureerd, discreet en zelfstandig. Je bent proactief, ziet werk liggen en kunt snel prioriteiten stellen.

• Flexibiliteit: Je zoekt een deeltijdse functie van 8 tot 16 uur per week.