Medewerker planning en administratieve ondersteuning

Je organiseert vormingen, opleidingen en webinars

• Je helpt bij de volledige administratieve cyclus van vormingen: jaarplanning, aanmaak en publicatie van vormingen, inschrijvingen, wachtlijsten, communicatie, evaluaties, attesten, facturatie en rapportering.
• Je plant vormingen, opleidingen en/of testmomenten in, rekening houdend met beschikbare docenten, begeleiders, freelancers, lokalen, materiaal en faciliteiten.
• Je boekt zalen, volgt catering en praktische afspraken op en zorgt dat alles tijdig klaarstaat.
• Je biedt praktische en technische ondersteuning bij webinars.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en nazorg van vormingen.

Je bewaakt planning, gegevens en kwaliteit

• Je verwerkt en structureert informatie correct in de gebruikte systemen, zoals cliëntvolgsystemen.
• Je volgt beschikbare plaatsen, wachtlijsten, bezettingsgraden en registratiegegevens op.
• Je signaleert knelpunten in de planning of administratie en zoekt mee naar oplossingen.
• Je test oplossingen in overleg met betrokken collega’s.
• Je ondersteunt bij registratie, evaluaties en rapportering, zodat de werking goed opgevolgd en bijgestuurd kan worden.

Je communiceert helder

• Je verzorgt communicatie naar deelnemers, klanten, docenten, freelancers, experten, collega’s en andere betrokkenen.
• Je geeft correcte informatie over inschrijvingen, beschikbare plaatsen, wachtlijsten, praktische afspraken en administratieve opvolging.
• Je faciliteert overleg met stakeholders om vraag, aanbod en planning goed op elkaar af te stemmen.
• Je reageert vriendelijk, correct en klantgericht op vragen.
• Je helpt mee bij de opvolging van de helpdesk Samenleven in Allis.

Je biedt administratieve ondersteuning aan Samenleven & taal

• Je ondersteunt de administratie van VTO voor consulenten.
• Je helpt bij jaarlijkse evenementen.
• Je bereidt praktisch materiaal voor.
• Je ondersteunt collega’s administratief waar nodig.
• Je zorgt mee voor back-up en continuïteit in de vormingsadministratie.

Je werkt samen en neemt verantwoordelijkheid

• Je werkt nauw samen met collega’s binnen open dienstverlening, Samenleven en andere teams.
• Je rapporteert aan je leidinggevende, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd.
• Je deelt kennis en afspraken met collega’s, zodat de werking vlot loopt.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken en werkt zorgvuldig.
• Je draagt bij aan een positieve, veilige en professionele werkomgeving.

Je profiel

• Je voelt je aangesproken door onze waarden: verbindend, klantgericht, betrouwbaar en daadkrachtig.
• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Je houdt van plannen, organiseren en administratief nauwkeurig werken.
• Je kan verschillende taken tegelijk opvolgen en behoudt overzicht over deadlines, vragen en praktische afspraken.
• Je werkt klantgericht: je reageert vriendelijk, correct en oplossingsgericht op vragen van collega’s, deelnemers en partners.
• Je neemt initiatief binnen je takenpakket en denkt mee over hoe de planning en administratie beter kunnen verlopen.
• Je werkt graag samen en stemt vlot af met verschillende betrokkenen.
• Je hebt oog voor detail en levert correct werk af.
• Je kan vlot werken met Microsoft Office, in het bijzonder Excel.
• Je leert snel nieuwe digitale systemen kennen. Ervaring met cliëntvolgsystemen of Allis is een pluspunt.
• Je bent flexibel bij piekmomenten, bijvoorbeeld rond vormingen, webinars of evenementen.