Executive Assistant

Robert Half is momenteel op zoek naar Executive Assistant (m/v/x) voor een Managing Partner.

Het bedrijf is gelegen in Antwerpen.

De verantwoordelijkheden van deze functie als Executive Assistant zijn:

• Het beheren van een complexe agenda van de managing partner, inclusief een combinatie van professionele en privéafspraken;
• Het proactief opvolgen van de mailbox en zelfstandig acties ondernemen waar nodig;
• Het organiseren van reizen, zowel professioneel als privé, inclusief het boeken van vluchten, hotels, restaurants en transport;
• Het opvolgen van betalingen en het beheren van een financieel overzicht voor zowel professionele als privé-uitgaven;
• Het onderhouden van contacten met het boekhoudkantoor en andere externe partners;
• Het bewaken van deadlines en het herinneren aan belangrijke acties en ondertekeningen;
• Het ondersteunen bij het onthaal en de praktische organisatie van meetings en vergaderzalen;
• Het beheren van documenten, klassementen en sharepointstructuren;
• Het ondersteunen bij diverse kantoorgerelateerde taken zoals onboarding en facilitaire opvolging;
• Het functioneren als vertrouwenspersoon met een zeer hoge mate van discretie.

De vereiste kwalificaties voor deze functie van Executive Assistant zijn:

• Je hebt minimaal 10 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige ondersteunende functie op directieniveau;
• Je bent zeer zelfstandig en kan prioriteiten stellen in een dynamische omgeving;
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en behoudt steeds het overzicht;
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands en Engels en een goede basiskennis van Frans;
• Je bent discreet, nauwkeurig en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Je kan omgaan met vertrouwelijke informatie en handelt steeds met integriteit;
• Je bent stressbestendig en kan werken met strakke deadlines en last-minute wijzigingen;
• Je hebt een proactieve mindset en denkt oplossingsgericht mee;
• Je bent matuur, hebt gezond verstand en haalt voldoening uit het ontzorgen van anderen.