Administratief bediende deeltijds

Gelegen te Antwerpen.

Voor een expertisebureau in de maritieme sector, zijn we op zoek naar een administratief medewerker dossierbeheer. Jij wordt een belangrijke schakel achter de schermen: terwijl de surveyors op het terrein aan de slag zijn, zorg jij ervoor dat hun dossiers administratief tot in de puntjes opgevolgd worden.

Wat ga je doen?

• Je maakt dossiers aan, verwerkt gegevens en volgt de voortgang op.
• Je vraagt documenten op, controleert ze en archiveert ze correct (o.a. B/L's, packing lists en analysecertificaten).
• Je verwerkt surveygegevens in rapporten en maakt deze verzendklaar.
• Je beheert gedeelde mailboxen en volgt opdrachten en ontbrekende documenten op.
• Je plant afspraken in met terminals, expediteurs en andere betrokken partijen.
• Je bereidt facturatie voor en volgt betalingen op.
• Je houdt dossier- en contactgegevens actueel en zorgt voor een correcte archivering.
• Je werkt in een intern dossier- en rapportagesysteem, waarvoor je een volledige opleiding krijgt.

We zoeken vooral iemand die nauwkeurig, zelfstandig en leergierig is.

Je herkent jezelf hierin:

• Je hebt 1 tot 5 jaar ervaring in een administratieve of logistieke functie.
• Ervaring in transport, expeditie of verzekeringen is een plus, maar geen vereiste.
• Je bent vertrouwd met logistieke processen of leert snel nieuwe materie aan.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel schriftelijk als mondeling.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd met documenten en gegevens.
• Je bent digitaal vaardig en kan goed overweg met Microsoft 365.
• Je neemt initiatief en volgt zaken proactief op.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je zoekt een stabiele functie op lange termijn en wil meegroeien met het bedrijf.