Administratief bediende | Gent

Voor een havenbedrijf in Gent, zijn we op zoek naar een administratief bediende.

Je zal werken in een rotatiesysteem.

Dit wordt opgedeeld in:

• 6u tot 14u
• 8u tot 16u
• 10 u tot 18u
• 12u tot 20u
• van maandag tot vrijdag

Takenpakket als administratief bediende:

• Verwerken inkomende post
• Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten op de site. Dit omvat onder andere verwerking van nominaties, zowel voor- als na de operatie, operatiedossiers van A-Z, facturatie-input, klachtenadministratie, steeds via het terminal managementsysteem.
• Samen met je team organiseer en optimaliseer je de planning van schepen (60%) en vrachtwagens (40%), met een toekomstige uitbreiding naar treinplanning.
• Je bent het aanspreekpunt voor onze klanten en onderhoudt het dagelijks contact, zowel telefonisch als via mail.
• Je staat in voor het onthaal en de begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, en zorgt voor een vlotte doorstroming en correcte doorverwijzing op de site.
• Je verwerkt (douane)documenten nauwkeurig in de daarvoor voorziene systemen en registers.
• Je verzorgt de dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en volgt de voorraad op via het terminalmanagementsysteem.

Wie zoeken we als administratief bediende?

• Je hebt een bachelorsdiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt minimum 3 jaar ervaring in een administratieve functie én ervaring in het maritieme gedeelte vb: scheepsplanning, tankberekeningen
• Ervaring binnen de wereld van liquid terminals, olie- en chemicaliëndepots of olieterminals is een sterke troef.
• Je hebt kennis van de maritieme sector en de specifieke werking binnen de liquid bulk-wereld.
• Je schakelt moeiteloos tussen teamwork en autonoom werken, afhankelijk van wat de situatie vraagt.
• Je communiceert helder, professioneel en doelgericht, zowel intern als met extern.
• Je werkt gestructureerd en nauwgezet, met oog voor detail en kwaliteit.
• Je bent proactief, denkt oplossingsgericht en werkt doelgericht naar resultaten toe.
• Je bent sterk in plannen en organiseren, en behoudt het overzicht, ook in drukke momenten.
• Je hebt een kritische blik en denkt mee na over hoe processen beter kunnen.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en toont ownership in alles wat je doet.
• Je spreekt naast Nederlands ook vlot Engels en je hebt een basiskennis Frans.
• Ervaring in de logistieke sector met kennis van douane- en importdocumenten is een groot pluspunt.