Administratief en logistiek medewerker in oncologie

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

Het Centrum voor Oncologisch Onderzoek van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse of deeltijdse (minimum 80%) administratief en logistiek medewerker in oncologie.

• Werk mee aan baanbrekend onderzoek en onderwijs in de strijd tegen kanker. Als administratief en logistiek medewerker ondersteun je het Centrum voor Oncologisch Onderzoek, opdat onze kernopdrachten (onderzoek, onderwijs en dienstverlening) efficiënt, correct en volgens de regelgeving verlopen.
• Je bent de administratieve en logistieke rechterhand van de leidinggevenden van het Centrum voor Oncologisch Onderzoek. Je bent het aanspreekpunt voor uiteenlopende taken. De prioriteiten worden bepaald in overleg met de diensthoofden. Daarnaast zie je zelf ook waar je kan bijdragen, je pakt zaken aan en volgt ze op, je bent proactief en krijgt dingen efficiënt voor elkaar.
• Je voert administratieve opdrachten uit binnen het Centrum voor Oncologisch Onderzoek ter ondersteuning van de leidinggevenden en de teamleden. Het gaat hierbij om taken die betrekking hebben op financieel management, HR-management, agendabeheer, onderzoek, onderwijs en communicatie, zowel intern als extern. Concreet gaat het onder andere om het opvolgen van budgetstanden en facturen, beheren en uitvoeren van contractadministratie, beheren van de nodige documenten voor aanwerving en uit dienst gaan van medewerkers, plaatsen en opvolgen van bestellingen, uitvoeren van infrastructuur- en onderzoeksadministratie, uitvoeren van onderwijsadministratie, inplannen van meetings en onderwijsopdrachten, opstellen van vergaderverslagen, beheren van de mailbox van de groep, coördineren van de studentenplanning en vormgeven van onze nieuwsbrieven, websites en andere communicatievormen.
• Je voert ook logistieke opdrachten uit binnen het Centrum voor Oncologisch Onderzoek ter ondersteuning van de leidinggevenden en de teamleden. Het gaat onder andere om het beheren van de badgetoegang, opvolgen van infrastructuurwerken, verwerken van leveringen, versturen van pakketten, onthalen van nieuwe medewerkers en bezoekers, coördineren en uitvoeren van examentoezicht en meewerken aan de organisatie van congressen, activiteiten en fondsenwerving.

• Je bezit een bachelor in een relevant domein (bv. Office Management, Medisch Office Management, Organisatie en Management) of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je bent sterk in organisatie en administratie en je bent bereid je hier verder in te bekwamen.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365. Je bent bereid om nieuwe computervaardigheden te verwerven in functie van de noden.
• Je beschikt over een zeer goede kennis van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan switchen tussen communicatiemiddelen in functie van de noden. Telefoneren schrikt je niet af.
• Je voelt je als een vis in het water in een ondersteunende en dienstverlenende rol.
• Je volgt zaken nauwgezet op en verliest deadlines of afspraken niet uit het oog.
• Je gaat integer, proactief, nauwkeurig, gestructureerd, kwaliteitsgericht, zelfstandig en vriendelijk te werk.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent een teamplayer en werkt graag in een multidisciplinaire en internationale omgeving.
• Je bent stressbestendig en flexibel.
• Ervaring met administratief en logistiek werk in een onderzoeksomgeving of laboratorium is een pluspunt.