Management & Personal Assistant

Je functie bestaat uit twee grote domeinen. Binnen beide krijg je veel zelfstandigheid en varieert je takenpakket naargelang wat er op dat moment nodig is.

1. Management & administratieve ondersteuning

• je werkt nauw samen met het management en ondersteunt hen in de dagelijkse werking
• je helpt overzicht te bewaren en neemt administratieve en organisatorische zakenzelfstandig op. Denk onder andere aan: Mailboxen, agenda's en dagelijkse communicatie beheren en opvolgen
• afspraken, meetings en gesprekken organiseren en voorbereiden
• informatie verzamelen, structureren en overzichtelijk bundelen
• actiepunten, deadlines en lopende dossiers bewaken en opvolgen
• ondersteuning binnen de verschillende verantwoordelijkheden van het management, waaronder sales en HR
• afstemmen met collega's, leveranciers en externe partners
• zakelijke reizen, reservaties, beurzen en events praktisch mee organiseren
• de continu teit bewaken bij afwezigheid van het management: belangrijke zaken opvolgen, opvangen wat je zelfstandig kan behandelen en bij terugkomst een duidelijk overzicht voorzien

2. Personal & Household Management

Ook privé zoeken we iemand die een belangrijk deel van de dagelijkse organisatie uit handen neemt. Je voert geen huishoudelijk werk uit, maar regelt en coördineert wat nodig is om alles vlot te laten verlopen. Hierbij horen o.a.:

• de planning en communicatie met externe huishoudhulp organiseren en opvolgen
• onderhoud, herstellingen, leveringen en andere afspraken aan huis regelen
• boodschappen en benodigdheden voor zowel het bedrijf als privé doen of afhalen en wegzetten
• bestellingen, leveringen, pakjes en retouren regelen
• cadeaus, bloemen en attenties zoeken, bestellen of ophalen
• privéreizen, afspraken en reservaties uitzoeken en praktisch organiseren
• praktische zaken rond bijvoorbeeld wagens, onderhoud of andere afspraken regelen
• allerlei andere praktische zaken die ons in het dagelijkse leven kunnen ontzorgen

Voor deze functie vinden we hoe je werkt en wie je bent minstens even belangrijk als je achtergrond en ervaring.

• je beheerst het Nederlands en Engels vloeiend, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt idealiter een goede basiskennis Frans om ook Franstalige communicatie te kunnen ondersteunen
• je behaalde minimaal een bachelordiploma en hebt een eerste ervaring in een administratieve, ondersteunende of organiserende functie
• je bent uiterst betrouwbaar en discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
• je werkt zelfstandig, georganiseerd en nauwkeurig, stelt vlot prioriteiten en denkt proactief mee
• je bent communicatief en praktisch ingesteld, digitaal vaardig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende soorten taken
• je beschikt over een rijbewijs B