Event & Administratief Coördinator (m/v/x)

Robert Half is momenteel op zoek naar een Event & Administratief Coördinator (m/v/x).

Het bedrijf is gevestigd in Brussel en het betreft een 38-uren positie in een non-profit / gezondheidszorg sector omgeving.

De verantwoordelijkheden van deze functie als Event & Administratief Coördinator zijn:

Events

• Zelfstandig organiseren van events voor de Provinciale Raden (ongeveer 10 events, in het voorjaar), waarbij alle leden van de betrokken Provincie gratis worden uitgenodigd.
• Uitwerken van het concept per regio (bv. wijndegustatie, wandeling, culturele activiteit) met als doel de verbondenheid van de leden met de organisatie te versterken.
• Zoeken en boeken van locaties, catering, activiteiten en leveranciers; opvolgen van offertes en budget.
• Opmaken en versturen van de uitnodigingen in het Nederlands en Frans, opvolgen van inschrijvingen en deelnemerslijsten.
• Logistieke coördinatie op de dag zelf en opvolging achteraf (evaluatie, facturen, bedankingen).

Projecten & verkiezingen

• Ondersteunen van de organisatie van de verkiezingen in 2027 voor de verschillende raden (planning, communicatie naar de leden, opvolging van documenten en deadlines).
• Opvolgen van kleine projecten binnen bestaande structuren, van planning tot afronding.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de provincies voor alles wat events en projecten betreft.

Administratie

• Overnemen van een deel van de secretariaatstaken: agenda's, vergaderingen voorbereiden, verslagen, opvolging van mails en telefoons.
• Ondersteuning van de directie, de juristen en de raden waar nodig.

Communicatie

• Opstellen en vertalen/nalezen van communicatie naar de leden in het Nederlands en Frans (uitnodigingen, mailings, praktische info).
• Meewerken aan nieuwsberichten en informatie voor de website.

De vereiste kwalificaties voor deze functie van Event & Administratief Coördinator zijn:

• Heel sterk niveau van Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een relevante achtergrond of interesse in eventmanagement, communicatie, office management of een administratieve richting.
• Sterke organisatorische vaardigheden en de capaciteit om meerdere projecten tegelijk te beheren.
• Echte proactiviteit: u wacht niet tot iemand zegt wat u moet doen, maar neemt zelf initiatief.
• Zelfstandig kunnen werken: u bent de enige persoon die deze events voor alle provincies beheert.
• Een vlotte, warme communicatiestijl en een klantgerichte houding naar de leden.
• Goede kennis van MS Office. Specifieke IT-kennis is niet nodig.
• Stressbestendig en flexibel in een dynamische, uitdagende omgeving.