Business Unit Assistant

Voor onze klant, een gerenommeerde speler in de sector van technische dienstverlening en infrastructuurbeheer, zijn wij op zoek naar een Business Unit Assistant die een centrale rol wil opnemen in de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van de activiteiten.

Binnen deze functie sta je in voor:Administratieve ondersteuning en coördinatie

• Het administratief opvolgen van de Business Unit en het garanderen van een vlotte dagelijkse werking.
• Ondersteuning bieden aan Contract Managers bij het beheer van prestaties, afwezigheden, bestellingen en administratieve rapportering.
• Samenwerken met de Service Desk om interne aanvragen efficiënt op te volgen.

• Beheer van de agenda, vergaderingen en afspraken van de Business Unit Manager.
• Meehelpen bij de voorbereiding van managementvergaderingen en strategische actieplannen.
• Diverse dossiers opvolgen en de nodige acties coördineren.

• Plannen en coördineren van vergaderingen, evenementen en interne activiteiten.
• Meewerken aan het onthaal en de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Zorgen voor attenties bij belangrijke momenten binnen het bedrijf, zoals geboortes, pensioneringen en andere mijlpalen.

• Contact onderhouden met leveranciers.
• Offertes aanvragen en vergelijken.
• Bestellingen, bestelbonnen en leveringen nauwgezet opvolgen.

• Beheer van kantoorbenodigdheden, verbruiksgoederen en materiaal voor de teams.
• Coördineren van werkkledij en communicatiemateriaal in de huisstijl van het bedrijf.
• Waken over een efficiënte organisatie van de ondersteunende diensten en werkruimtes.

• Bacheloropleiding in een administratieve richting (Directiesecretaresse, Management Assistant of gelijkwaardig).
• Uitstekende kennis van het Nederlands en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede kennis van het Engels.
• Een eerste succesvolle ervaring in een administratieve ondersteunings- of coördinatiefunctie.
• Zeer goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams).
• Sterk organisatorisch vermogen en uitstekende prioriteitenstelling.
• Nauwkeurig, discreet en oog voor detail.
• Proactieve ingesteldheid en zin voor initiatief.
• In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Bereid om te werken in Brussel, met een geplande verhuis naar Zaventem nabij de luchthaven.