Praktijkcoördinator | Dental Excellence Grimbergen | Deeltijds 60%

Over de vacature

Mint Tandartsen is een tandartsengroep van toonaangevende praktijken. We zijn op zoek naar een Praktijkcoördinator die de motor wordt van één van deze toppraktijken: Dental Excellence

Voor Dental Excellence in Grimbergen zoeken we een Praktijkcoördinator die mee zorgt voor een vlotte, efficiënte en patiëntgerichte werking van onze praktijk.

Als Praktijkcoördinator ben jij een belangrijke schakel binnen de praktijk. Samen met de hoofdassistente en hoofdtandarts zorg je ervoor dat mensen, planning, administratie en dagelijkse werking goed op elkaar afgestemd zijn.

WAT GA JE DOEN?

Planning en team

• Je maakt de weekplanning van de assistenten op basis van de DentAdmin-agenda

• Je organiseert teamvergaderingen en het maandelijkse praktijkoverleg, en maakt de

verslagen hiervan op.

• Onboarding van nieuwe medewerkers, flexi's en jobstudentenn behoren zeker tot jouw takenpakket.

• Je selecteert assistenten en baliemedewerkers samen met Talent Acquisition en de

hoofdtandartsen. Je wordt hier dus actief in betrokken maar doet dit niet zelfstandig.

Administratie en financiën

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van ProTime: prestaties, verlof en afwezigheden.

• Je volgt bestellingen en voorraden op en je keurt leveranciersfacturen goed in

NetSuite.

• Je bereidt de verdeling van labokosten per tandarts voor en je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen over erelonen, in overleg met Finance.

• Je controleert maandelijks de kassa en volgt verschillen op.

• Je beheert onderhoud en inventaris van toestellen.

Communicatie en opvolging

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor niet-klinische vragen van tandartsen, via een vast

moment op werkdagen en via de praktijkmailbox.

• Je ontvangt en verspreidt de communicatie van Mint (P&O, Payroll, Finance, Integratie)

naar de praktijk.

• Je rapporteert maandelijks aan de Regiomanager van Mint met een kort overzicht en enkele cijfers.

WIE ZOEKEN WE?

We zoeken een mensen-mens met organisatorische en administratieve skills.

Deze persoon...

• Blijft rustig in contact met emotionele mensen: luistert, neemt niets persoonlijk en durft een grens te trekken.

• Schrijft helder en zonder oordeel: een verslag dat alle betrokkenen kunnen lezen.

• Werkt gestructureerd: houdt lijsten bij, volgt op en sluit af.

• Je hebt een sterk organisatorisch vermogen.

• Je bent hands-on en pakt operationele problemen onmiddellijk aan.

• Werkt vlot met Excel, Outlook en Teams, en leert snel nieuwe systemen (DentAdmin,

ProTime, NetSuite).

• Spreekt en schrijft vlot Nederlands en heeft een basiskennis Frans.

• Heeft ervaring met roosters of ploegenplanning.

• Kennis van tandheelkundige administratie, zoals DentAdmin of de derdebetalersregeling is een plus, maar geen must.

Ervaren tandartsassistenten of baliemedewerkers kunnen zeker in aanmerking komen. Kandidaten die reeds werkten binnen een cöordinerende rol in een andere sector met ploegenwerk en klantcontact onder druk (zorg, retail, hospitality, logistiek, ...) komen zeker ook in aanmerking.