Directieassistent(e) - Algemene Directie (niveau B)

Het werk van de Directie vergemakkelijken

U biedt dagelijkse ondersteuning aan de directeur-generaal en de leden van het Directiecomité: agendabeheer en afspraken, organisatie van vergaderingen, voorbereiding van dossiers, verwerking van de briefwisseling en opvolging van de mailboxen.

U anticipeert ook op belangrijke deadlines: contractverlengingen, aflopende overheidsopdrachten en andere dossiers die de aandacht van de Directie vereisen.

Organiseren en opvolgen

U bereidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur voor, van het versturen van de uitnodigingen en het samenstellen van de dossiers tot het onthaal van de deelnemers.

U zorgt voor een goede organisatie van documenten, archieven en contactendatabanken, coördineert de vertaalbehoeften en draagt actief bij aan de verbetering van de organisatie en de werking van het secretariaat.

U weet dringende van belangrijke zaken te onderscheiden en respecteert deadlines zonder de kwaliteit van het werk uit het oog te verliezen.

Deelnemen aan het leven van de Berg van Barmhartigheid

In uw functie werkt u ook samen met alle teams van de instelling, onder meer tijdens de openbare veilingen. U neemt deel aan het beheer van het kunstencentrum (planning, overeenkomsten voor terbeschikkingstelling, oproepen tot kandidaatstelling) en onderhoudt contacten met kunstenaars.

U beschikt over een uitstekende spelling, kunt vlot werken in het Frans en het Nederlands en beheerst de Microsoft-toepassingen en Outlook.

U beschikt minstens over een diploma hoger onderwijs van het korte type in een voor de functie relevant vakgebied, zoals secretariaat, management, rechten, human resources of talen, en hebt aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie.