Office Assistant Vehicle Processing Center | Zeebrugge

Als Office Assistant stuur je een team aan en ben je verantwoordelijk voor de opzet en het vlotte verloop van de administratieve taken binnen het VPC. Je team bestaat uit medewerkers logistieke administratie en planning, evenals (assistent-)schade-experts.

Inhoud van de administratie

Samen met de klant uitwerken en optimaliseren van administratieve workflows en ordercodes, zodat op de werkvloer de juiste opdrachten worden uitgevoerd, de opvolging door de logistiek-administratieve medewerkers optimaal verloopt en de facturatie correct is.

Opmaak van correcte bestekken, zowel volgens de geldende herstelmethodes en de regels van de kunst als volgens de prijsafspraken met de klant. Instaan voor het claimen van logistieke en warranty-herstellingen en het registreren van eigenschade.

Afstemmen van het facturatieproces met de klant en de boekhouding van ICO, zodat betalingen correct en tijdig kunnen worden afgehandeld. Streven naar 100% geautomatiseerde facturatie, met borging van een volledige en correcte manuele facturatie waar nodig.

Coördineren van aankopen (o.a. accessoires en repaironderdelen) en zorgen voor correcte boeking op de juiste kostplaats, in afstemming met productieboekhouding en magazijn. Toezien op een volledige en correcte betaling en/of doorfacturatie.

Opleiding, Werkverdeling en opvolging

Je bent verantwoordelijk voor het borgen van de administratieve taken gedurende het volledige jaar. Met andere woorden: de werkverdeling binnen het team dient zodanig georganiseerd te worden dat deze continue gewaarborgd blijft. Daarnaast zorg je voor de nodige opleidingen binnen je team, zodat er voldoende flexibiliteit is en de juiste skills aanwezig zijn, rekening houdend met de vaste kosten.

Innovatie en optimalisaties

Om nieuwe uitdagingen aan te kunnen, blijven we inzetten op innovatie. Je bent proactief in het aanbrengen van verbetering, bespreekt deze met de VPC Manager en neemt hierin het nodige initiatief. Een belangrijk aandachtspunt is het up-to-date houden van de repair tools, warehouse modules en claimsystemen.

Rapportering en communicatie

Je rapporteert op een klantvriendelijke en professionele manier richting klanten. In overleg met de CSM's en CSE's stem je af wie instaat voor welke administratieve taken en klantcommunicatie.

Peoplemanagement

Oplossen van problemen binnen het team en zorgen voor het opleiden en motiveren van medewerkers.

Formeel en informeel coachen van medewerkers, inclusief het organiseren en opvolgen van trainingsbehoeften en -wensen.

Aanwerven van nieuwe medewerkers, waaronder interims, in opdracht van de VPC Manager.

Technische competenties

PC: Excel (grondig), Word, e-mail

Talen: Nederlands en Engels

Rijbewijs: B

Functiespecifieke competenties

Plannen, organiseren en opvolgen

Coachend en taakgericht leidinggeven

Sterke communicatieve vaardigheden

Punctueel en gedreven in het opzetten van nieuwe werkflows en probleemoplossing

Stressbestendig

Teamplayer met een sterke verantwoordelijkheidszin