Medewerker ondersteuning SCHOOLPODIUMNOORD (60%)

Als assistent Productie / zakelijk volg je samen met de coördinator de operationele werking van SCHOOLPODIUMNOORD (SPN) op. Dat is het kunst- en cultuuraanbod voor kinderen georganiseerd door gemeenschapscentra De Kriekelaar, De Linde, Everna, Ten Noey, Nohva en De Markten. Het aanbod bestaat uit een divers programma van theater, dans, film, muziek en kunsteducatie op maat van Brusselse kinderen. Je maakt dan ook deel uit van een breed team. Samen met je collega’s streef je ernaar om zowel artiesten, begeleiders als publiek een optimale beleving te garanderen. Je bent een samenwerker die initiatief neemt en op zoek gaat naar oplossingen.

Je hoofdwerkplek is GC Ten Noey, maar je werkt ook regelmatig op andere locaties, zoals de andere GC’s of locaties waar activiteiten plaatsvinden.

Opdrachten

Productie

• Je bent verantwoordelijk voor de planning en de logistieke voorbereiding van de SPN activiteiten. Je zorgt ervoor dat alle evenementen zonder problemen kunnen plaatsvinden: vastleggen lokalen, aankoop of huur materiaal, afspraken met deelnemers (scholen) en begeleiders … . Je plant ook de activiteiten voor het volgende seizoen in (data afstemmen op zaalbeschikbaarheid en agenda artiesten). Je overlegt met de coördinator en de administratief medewerker wie wat opvolgt. Een aantal projecten voer je zelf uit, een aantal delegeer je.
• Je maakt deel uit van de stafvergaderingen waar inhoudelijke en zakelijke beslissingen rond SPN worden genomen. Je concretiseert deze beslissingen in een planning die je uitvoert samen met het kernteam SPN en de collega’s van de gemeenschapscentra.
• Je werkt met de planningstool Yesplan en de administratieve planningstool van de website van SPN. Je krijgt hiervoor de nodige opleiding.
• Je werkt formats (begroting, overeenkomsten producties, planning,… ) uit. Die kunnen dan geïmplementeerd worden door andere collega’s om de samenwerking tussen de verschillende centra en collega’s te stroomlijnen.

Zakelijk beheer

• Je volgt het zakelijk beleid van de scholenwerking op samen met de coördinator scholenwerking en de zakelijke medewerker. Je koppelt regelmatig terug met collega’s van de VGC-administratie en Entiteit GC om af te stemmen op het bovenlokaal niveau.
• Je helpt de coördinator scholenwerking bij het administratief, financieel en zakelijk beheer. Dit houdt in: opvolging contracten, opmaak begroting in Excel samen met inhoudelijk en zakelijk medewerker, beheer budgetten en opvolging financiën, controle boekhouding, personeelsadministratie …
• Je volgt de planning en betalingen op van freelancers
• Je rapporteert aan de coördinator SPN.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je hebt organisatietalent
• je hebt ervaring met Excel
• je kan goed overweg met digitale applicaties voor planning, reservaties …
• je bent bereid om bij te leren over boekhouding en financieel beleid (begroten en budgetteren)
• je bent bereid om bij te leren over de regelgeving rond tijdelijke medewerkers (statuten, betalingsvormen … )