Office Manager – Financiële Administratie, HR & Kantoororganisatie

Voor een architectenbureau gespecialiseerd in renovatie en restauratie van erfgoed zoeken we een Office Manager. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en zorgt voor overzicht en continuïteit in de dagelijkse kantoorwerking.

Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager. Je combineert onthaal en organisatie met facturatie, financiële opvolging en algemene administratie.

Je verantwoordelijkheden:

• Opmaken en versturen van facturen en opvolgen van openstaande betalingen.
• Verwerken of controleren van aankoopfacturen en voorbereiden van informatie voor de boekhouding.
• Ondersteunen van de kostenopvolging.
• Verzorgen van onthaal, de algemene mailbox en telefonie.
• Beheren van agenda’s en afspraken en ondersteunen van de kantoorplanning.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolgen van leveranciers.
• Ondersteunen van projectadministratie en commerciële opvolging en actualiseren van gegevens in ArchX.
• Opvolgen van personeelsadministratie, waaronder prestatiestaten, studentencontracten, verzekeringen en opleidingsinschrijvingen.
• Organiseren van praktische onthaalactiviteiten, lunches en interne bijeenkomsten.
• Opvolgen van praktische ICT-vragen in samenwerking met externe ondersteuning.

• Je hebt bij voorkeur drie tot zeven jaar relevante ervaring in office management, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met facturatie en werkt financieel-administratief nauwkeurig.
• Je werkt vlot met Word, Excel en Outlook. Kennis van ArchX is een troef.
• Affiniteit met architectuur, bouw, renovatie of erfgoed is een pluspunt.
• Je communiceert helder, klantvriendelijk en empathisch.
• Je werkt discreet, betrouwbaar, nauwgezet en zelfstandig.
• Je organiseert efficiënt, bewaakt deadlines en blijft rustig bij drukte.
• Je denkt proactief en oplossingsgericht mee en volgt lopende zaken actief op.