Assistant administratif et commercial (contrat temporaire) – Centre commercial Ville2

Secrétariat et suivi administratif

• Assurer la gestion quotidienne des appels, emails, courriers, agendas et réunions.
• Rédiger, mettre en forme, classer et archiver les documents administratifs, notamment dans SharePoint.
• Suivre les dossiers, échéances et actions, et assurer les relances nécessaires.
• Faciliter la circulation des informations entre le Shopping Center Manager, les équipes, locataires et partenaires.
• Garantir un traitement rigoureux et confidentiel des informations.

Gestion documentaire immobilière et locative

• Tenir à jour les dossiers des locataires, cellules commerciales et documents liés aux baux.
• Suivre les assurances, conformités, contrôles périodiques et autres échéances administratives.
• Assurer le suivi des demandes des locataires et transmettre les points nécessitant une décision.

Support à la commercialisation

• Assurer le suivi administratif des prospects, opportunités commerciales et négociations.
• Préparer et suivre les documents contractuels et tableaux de suivi.
• Gérer administrativement les occupations temporaires, stands et pop-up stores.
• Assurer les relances et transmettre les points de décision au Leasing ou au Shopping Center Manager.

Formation supérieure à orientation administrative, commerciale ou équivalente par l’expérience. Expérience pertinente dans une fonction administrative et commerciale, idéalement dans l’immobilier, le retail ou un environnement de services.

· Excellente maîtrise du français et bonne connaissance du néerlandais ; la connaissance de l’anglais constitue un atout.

· Très bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint ; connaissance de SharePoint et ERP appréciée.

· Sens aigu de l’organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs priorités.

· Orientation client, aisance relationnelle et communication professionnelle, tant à l’écrit qu’à l’oral.

· Discrétion et respect strict de la confidentialité.

· Esprit d’équipe, flexibilité et capacité à évoluer dans un environnement dynamique.