Junior Facility Coordinator /X)

Onthaal en frontoffice

• Je beheert bezoekersregistraties en toegangsbadges.
• Je staat in voor het onthaal en ondersteunt de telefooncentrale.
• Je volgt koeriersdiensten op.
• Je reserveert vergaderzalen en coördineert catering en lunches.
• Je helpt bij de interne communicatie via digitale schermen.

Administratie en facilitaire coördinatie

• Je maakt werkopdrachten aan en volgt deze op in de daarvoor voorziene systemen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en meldingen.
• Je coördineert de dagelijkse activiteiten van onderaannemers op de site.
• Je onderhoudt operationele contacten met leveranciers en dienstverleners.
• Je ondersteunt de administratie rond het wagenpark en fietsen.
• Je beheert documenten, archieven en inventarissen.
• Je ondersteunt bij het beheer van meubilair en de inrichting van werkruimtes.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de Facility Manager.

Veiligheid en procedures

• Je ondersteunt de brandveiligheidsprocedures en bijhorende rapportering.
• Je voert maandelijkse visuele controles uit volgens de geldende procedures.
• Je waakt over de naleving van de procedures en meldt eventuele problemen tijdig aan de verantwoordelijke.

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelor in administratie, logistiek, facility management of een gelijkaardige richting. Relevante ervaring kan eveneens in aanmerking komen.
• Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en hebt een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office, waaronder Excel, Outlook en Word.
• Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en/of Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent leergierig en kunt vlot met digitale systemen werken.
• Je kunt verschillende taken en contacten efficiënt coördineren.
• Je weet prioriteiten te stellen en escaleert problemen wanneer dat nodig is.
• Ervaring in facility management, administratie, logistiek of leverancierscoördinatie is een pluspunt.