Order & Administration Officer – Facturatie, Orderbeheer & Klantenopvolging

Als Order & Administration Officer versterk je een snelgroeiende, digitaal gedreven onderneming binnen de juwelensector. Vanuit het hoofdkantoor in de Antwerpse Diamantwijk werk je samen met een gemotiveerd en collegiaal team.

Je combineert financiële administratie met orderbeheer, voorraadopvolging en klantencontact. Je zorgt ervoor dat facturen correct worden verwerkt en bestellingen administratief en logistiek vlot verlopen. Daarbij stem je regelmatig af met collega’s, buitenlandse kantoren en gespecialiseerde productie- en logistieke partners.

Je verantwoordelijkheden:

• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van de boekhouding.
• Samen met collega’s beheren van het stocksysteem en anticiperen op drukke periodes.
• Meedenken met de Product Manager over verbeteringen aan het assortiment en de voorraad.
• Informeren van klanten per e-mail over de status van hun bestelling.
• Nauwgezet opvolgen van het administratieve en logistieke proces van lopende orders.
• Afstemmen met goudsmeden, zetters en logistieke partners.
• Samenwerken met andere afdelingen en buitenlandse kantoren voor een efficiënte orderadministratie en een aangename klantenervaring.
• Ondersteunen bij het dagelijkse kantoorbeheer.
• Mee actualiseren van websites en vertalen van blogteksten en templates.

• Je hebt minstens twee jaar ervaring in een administratieve of klantgerichte functie.
• Je beschikt over een bachelor- of hoger diploma, bij voorkeur in Office Management, Bedrijfsbeheer of Handelswetenschappen.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels.
• Kennis van het Frans, Duits of Chinees is een pluspunt.
• Ervaring met boekhouding is een belangrijke troef.
• Je werkt vlot met MS Office en maakt je nieuwe software, zoals Exact Online of vtiger, gemakkelijk eigen.
• Je bent flexibel ingesteld, gedreven en dynamisch.
• Je hebt oog voor detail, service en kwaliteit.
• Je bent integer, discreet en betrouwbaar.
• Je neemt verantwoordelijkheid en volgt jouw taken zorgvuldig op.