Office Manager - Administratief Coördinator

Jouw functie

Als Office Manager / Administratief Coördinator ben je een belangrijke spil in de dagelijkse werking van het kantoor en de Academy.

Je ondersteunt het interne team, de docenten, coaches en andere partners van New Deal Academy. Je bewaakt de administratieve processen, houdt het overzicht en zorgt ervoor dat collega’s, cliënten, docenten en deelnemers professioneel worden geholpen.

Je krijgt een veelzijdig takenpakket met ruimte voor zelfstandigheid, initiatief en verantwoordelijkheid.

Jouw takenpakket

Je staat onder meer in voor:

• het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken;
• de algemene administratieve en organisatorische ondersteuning van de kantoormedewerkers;
• de administratieve ondersteuning van docenten en coaches van New Deal Academy;
• het voorbereiden, verwerken en opvolgen van de facturatie van het advocaten- en bemiddelingskantoor;
• het administratief opvolgen van inschrijvingen voor opleidingen, masterclasses, webinars en congressen;
• het opmaken en versturen van facturen voor opleidingen;
• het opvolgen van betalingen en openstaande facturen;
• het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van deelnemers;
• het beheren en actualiseren van administratieve documenten, bestanden en deelnemersgegevens;
• het bewaken van deadlines en het helpen stellen van prioriteiten;
• andere administratieve en organisatorische taken die bijdragen aan een vlotte kantoorwerking.

Wie zoeken we?

• Je beschikt over een graduaatsdiploma of secundair onderwijs studierichtingen Handel, Kantoor
• Je hebt relevante ervaring in administratie, office management of managementondersteuning.
• Je werkte eerder als Management Assistant, Administratief Bediende of Office Manager.
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands.
• Je beschikt over een goede basiskennis van het Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je werkt vlot met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en administratief sterk.
• Je kan verschillende opdrachten combineren, het overzicht bewaren en duidelijke prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en durft verantwoordelijkheid op te nemen.
• Je gaat discreet en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent servicegericht, collegiaal en professioneel in je contacten met cliënten, deelnemers, docenten en collega’s.