Administratief medewerker secretariaat

Maak mee het verschil achter de schermen van de Administrateur-generaal en het management van Opgroeien

Ben je sterk in plannen, organiseren en administratieve ondersteuning? Combineer jij jouw organisatietalent met een sterke klantgerichte aanpak? Neem je graag verantwoordelijkheid op om de werking van het secretariaat van de Administrateur-generaal in goede banen te leiden? Werk je graag nauw samen met leidinggevenden en hou je ervan om structuur en overzicht te creëren in een dynamische omgeving? Dan is deze functie misschien iets voor jou.

Als administratief medewerker binnen het team Managementondersteuning speel je een sleutelrol in de ondersteuning van de Administrateur-generaal en het management van Opgroeien. Dankzij jouw organisatorisch talent, discretie en nauwkeurigheid kunnen strategische processen, overlegmomenten en besluitvorming vlot verlopen. Zo draag je achter de schermen mee bij aan de realisatie van de missie van Opgroeien.

Jouw functie Je staat mee in voor de dagelijkse werking van het secretariaat van de Administrateur-generaal. Je ondersteunt de Administrateur-generaal en het afdelingshoofd Strategie & Beleid door het bewaken van een heldere en werkbare planning en door het bieden van een kwaliteitsvolle administratieve en logistieke ondersteuning.Daarnaast ondersteun je strategische overlegstructuren zoals het Managementteam, het Directiecomité en het Raadgevend Comité. Je zorgt ervoor dat overlegmomenten efficiënt voorbereid en opgevolgd worden.Je draagt ook bij aan de opvolging van de de interne en externe communicatie, waaronder ook de parlementaire vragen en je werkt mee aan de continuïteit van de managementondersteuning binnen Opgroeien.

Wie zoeken we? Je bent organisatorisch sterk en werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je kan goed prioriteiten stellen en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende taken tegelijk op je afkomen. Discretie en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend. Je komt regelmatig in contact met vertrouwelijke, persoonsgebonden en beleidsgevoelige informatie en gaat hier steeds zorgvuldig, correct en professioneel mee om.Daarnaast:- communiceer je professioneel en klantgericht;- neem je initiatief en werk je proactief;- werk je vlot met digitale tools en administratieve systemen;- functioneer je goed in een ondersteunende en samenwerkingsgerichte rol.

Standplaats De standplaats van deze functie is Brussel. Omwille van de aard van de functie en de dagelijkse ondersteuning van het secretariaat van de Administrateur-generaal, het management van Opgroeien en de strategische overlegorganen, is een hoge aanwezigheid op de werkplek vereist.Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’. Download dit document en hou het bij.

- Je hebt een diploma secundair onderwijs. Deze functie is specifiek ingericht als een administratieve ondersteuningsfunctie waarbij praktische organisatievaardigheden, nauwkeurigheid en continuïteit centraal staan. Daarom richten we ons in deze procedure in het bijzonder tot kandidaten met een diploma secundair onderwijs die hun talenten verder willen inzetten en ontwikkelen binnen een professionele secretariaatsomgeving. Deze functie wordt verloond op niveau secundair onderwijs.

- Je hebt minstens 4 jaar beroepservaring in een secretariaats- of managementondersteunende functie, waarbij je instond voor de dagelijkse coördinatie van een secretariaat, het ondersteunen van leidinggevenden of management en het professioneel onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.

Werk je al bij de Vlaamse overheid? Ontdek aan welke voorwaarden je als personeelslid van de Vlaamse overheid moet voldoen om te kunnen solliciteren via horizontale mobiliteit of bevordering in het selectiereglement onder de titel ‘deelnemingsvoorwaarden’.