Medewerker onderwijsadministratie campus LUCA Gent (80%)

Vacature medewerker onderwijsadministratie campus LUCA Gent, Sint-Lucas (m/v/x)

Opdracht 80%, onbepaalde duur

LUCA School of Arts

Locatie: Gent

LUCA School of Arts (https://info.luca-arts.be/nl) is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen (https://luca-arts.be/nl) hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek (https://luca.kuleuven.be/), ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk. LUCA is lid van de Associatie KU Leuven (https://associatie.kuleuven.be/) en de European University Alliance FilmEU (https://www.filmeu.eu/).

De vooropgestelde startdatum is 1 december 2026.

Functiecontext

Als lid van de campusdienst LUCA Gent, Sint-Lucas sta je in voor een algemene administratieve ondersteuning op de campus. Je staat o.a. in voor het onthaal op de campus en organiseert mee campusactiviteiten.

Functie

Als medewerker onderwijsadministratie campus Gent

• sta je in voor het onthaal van studenten, medewerkers en bezoekers aan de balie, telefonisch en via e-mail;
• verzorg je de behandeling van inkomende en uitgaande (elektronische) post;
• zorg je voor een klantgerichte, correcte en tijdige informatieverstrekking via verschillende communicatiekanalen;
• kan je snel en efficiënt informatie opzoeken via de website, MyLUCA en andere digitale platformen die binnen LUCA worden gebruikt;
• verwijs je studenten, medewerkers en externe bezoekers door naar de juiste contactpersonen of diensten;
• ondersteun je de dagelijkse administratieve werking van de campus en zorg je voor een nauwkeurige verwerking van gegevens en documenten;
• zorg je voor materiële en logistieke ondersteuning bij campusevenementen, zoals opencampusdagen, infomomenten, startdagen, examens en vergaderingen;
• help je mee waken over een ordelijke, gastvrije en vlot functionerende campusomgeving;
• signaleer je praktische problemen op de campus en werk je mee aan een efficiënte oplossing ervan;

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma aangevuld met een eerste werkervaring.
• Je bent uitgesproken klantvriendelijk en kan zelfstandig werken.
• Je beschikt over relationele en communicatieve vaardigheden, je bent discreet en respectvol in de omgang met medewerkers, studenten en bezoekers.
• Je hebt het vermogen om in een ondersteunende context te functioneren.
• Je bent een teamspeler met zin voor initiatief en verantwoordelijkheid. Je stelt je flexibel op en ondersteunt collega’s waar nodig.
• Administratief werk volg je efficiënt op.
• Je kan vlot overweg met gangbare digitale toepassingen en bent bereid om je in te werken in nieuwe toepassingen.
• Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het onderwijsbeleidsplan van de hogeschool.
• Naast de gevraagde kennis, ben je bereid blijvend te werken aan de ontwikkeling van je professionaliteit en je expertise.