Administratief Coördinator – Opleidingsadministratie, Planning & Facturatie

Als Administratief Coördinator versterk je een dynamisch opleidingscentrum dat gespecialiseerd is in praktijkgerichte technische opleidingen voor professionals. Je draagt bij aan een vlotte organisatie van opleidingen en een professionele ontvangst van bezoekers, cursisten en lesgevers.

Je beheert de opleidingsadministratie van A tot Z en combineert planning, klantencontact en praktische organisatie met ondersteuning bij facturatie en communicatie. Daarnaast werk je nauw samen met je collega in Limburg, zodat jullie op termijn als elkaars back-up kunnen fungeren.

Je verantwoordelijkheden:

• Professioneel ontvangen en verder helpen van bezoekers, cursisten en lesgevers.
• Coördineren en verzorgen van de volledige opleidingsadministratie.
• Plannen van lokalen en afstemmen van praktische afspraken met lesgevers, collega’s en leveranciers.
• Organiseren van catering, cursusteksten, zaalopstellingen en de verplaatsing van didactisch materiaal.
• Opvolgen van klantentevredenheid, opleidingssubsidies en Vlaams opleidingsverlof.
• Bijhouden van relevante wijzigingen in de regelgeving en hierover advies verstrekken.
• Bewaken van tijdige aanvragen voor Vlaams opleidingsverlof bij nieuwe opleidingen.
• Ondersteunen van de facturatie en boekhouding, waaronder factuurverwerking en opvolging van openstaande betalingen.
• Voorbereiden van rapporten, overzichtslijsten en dossiers voor het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering.
• Ondersteunen bij nieuwsbrieven, websiteberichten en sociale media.
• Uitbouwen van een kwaliteitsvol klantenbestand en onderhouden van duurzame relaties met bedrijven, lesgevers en partners.
• Trekken van projecten en voorstellen formuleren om de werking van de organisatie te verbeteren.
• Afstemmen met de administratief coördinator in Limburg en opbouwen van een wederzijdse back-upwerking.

• Een vriendelijke en behulpzame houding combineer je met een professionele aanpak aan het onthaal.
• Administratieve nauwkeurigheid en aandacht voor detail kenmerken je werk.
• Je organiseert je taken zelfstandig, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
• Ook wanneer plannen veranderen of dringende vragen binnenkomen, behoud je het overzicht.
• Heldere en professionele communicatie met cursisten, bedrijven, scholen, lesgevers en collega’s gaat je goed af.
• Met vertrouwelijke informatie ga je discreet om.
• Initiatief nemen en meedenken over verbeteringen passen bij jouw manier van werken.
• Je werkt graag samen en stemt vlot af met verschillende betrokken partijen.
• Flexibiliteit helpt je om te schakelen in een veranderende omgeving.
• Ervaring met opleidingsadministratie, facturatie of subsidieregelingen is een pluspunt.