Coördinator HR & Zorgoperaties (deeltijds + remote) – Recruitment, Gezinscontact & Administratie

Over Omringd

Omringd is een Belgisch familiebedrijf, gespecialiseerd in 24-urenzorg aan huis en persoonlijke assistentie. Wij brengen toegewijde, zorgzame zorgassistenten samen met gezinnen die hun geliefden veilig en comfortabel thuis willen laten blijven. In good hands. Always.

Voor ons team zoeken we een betrouwbare collega die een groot deel van onze recruitment en zorgoperaties op zich neemt. Je werkt met mensen in gevoelige situaties, dus inlevingsvermogen, goed oordeel en administratieve nauwkeurigheid zijn hier essentieel.

Jouw functie

Je begeleidt het volledige traject vanaf het moment dat de zorgnood van een gezin vaststaat tot een geschikte zorgassistent gescreend, voorgesteld, gekozen, ingewerkt en voorgesteld is aan het gezin. Je combineert recruitmentcoördinatie, gezinscommunicatie, onboarding, logistiek en administratie.

Je taken:

• Sourcing coördineren: je vertaalt de zorgnoden van elk gezin naar een helder kandidaatprofiel, stuurt aanvragen naar onze recruitmentpartners, beoordeelt binnenkomende cv’s en houdt de kandidatenpipeline in Odoo bij.
• Screenen en interviewen: je voert gestructureerde video-interviews met kandidaat-zorgassistenten en beoordeelt ervaring, motivatie, communicatie, betrouwbaarheid en langetermijnengagement. Je bespreekt openlijk de realiteit van live-in zorg, legt je bevindingen vast en formuleert een aanbeveling.
• Matchen met gezinnen: je stelt beknopte kandidaatsamenvattingen op, bezorgt geschikte cv’s per e-mail aan de gezinnen en organiseert de kennismakingsgesprekken. Je legt de beslissing vast, geeft feedback aan kandidaat en partner en start zo nodig een tweede gesprek of nieuwe sourcing.
• Startdatum, vlucht en vervoer: je stemt de startdatum af met gezin, assistent, Omringd en lokale chauffeur, stelt vluchtopties voor (prijs, bagage, luchthaven, aankomstuur) en regelt na goedkeuring de luchthavenopvang. Bij wijzigingen of vertragingen communiceer je professioneel naar alle partijen.
• Onboarding en dossierbeheer: je verzamelt en controleert documenten van gezin en assistent, ondersteunt het openen en afsluiten van dossiers, coördineert stappen via het Securex-werkgeversportaal, verstuurt documenten ter ondertekening en volgt openstaande punten op. Alles registreer je correct in Odoo.
• Maandelijkse administratie: je verzamelt en controleert prestatiegegevens, volgt ontbrekende of afwijkende informatie op, dient de gegevens in via Securex en bezorgt de maandelijkse documenten aan de gezinnen. Afwijkingen en betwistingen escaleer je.
• Opvolging van gezinnen en assistenten: je houdt regelmatig contact, voert opvolggesprekken na de start, analyseert enquêtes en signaleert vroeg wanneer er iets schuift. Klachten, veiligheidsproblemen, ernstige conflicten en zorgkwaliteitskwesties escaleer je onmiddellijk.

Zelfstandig en met goedkeuring: routineplanning, standaardcorrespondentie, documentopvolging, kandidaatscreening en systeemupdates doe je zelfstandig. Grensgevallen bij kandidaten, financiële of contractuele engagementen, beëindiging of rotatie van assistenten, reisboekingen, betwiste loon- of prestatiegegevens, medische interpretatie en safeguarding leg je voor aan Omringd.

• Minstens 2 jaar relevante ervaring in zorgrecruitment, thuiszorg, HR-coördinatie, medische administratie, staffing of klantenondersteuning
• Ervaring met gestructureerd interviewen en screenen van kandidaten
• Uitstekende kennis van het Nederlands, mondeling en schriftelijk
• Goede kennis van het Nederlands,Engels en het Frans (voor contact met kandidaten en gezinnen)
• Je communiceert kalm en empathisch met gezinnen in gevoelige situaties
• Grote nauwkeurigheid en oog voor detail
• Ervaring met vertrouwelijke persoons-, tewerkstellings- of gezondheidsgegevens
• Je beheert zelfstandig meerdere lopende dossiers en volgt afgesproken procedures
• Ervaring met CRM-, ATS-, HR- of case-managementsystemen