Administratief bediende

Actief in de maritieme sector.

Administratief medewerker | Antwerpen | 20-32 uur per week

Ben jij iemand die graag orde schept in dossiers, snel weg is met nieuwe systemen en voldoening haalt uit een administratie die écht klopt? Dan hebben we misschien wel een interessante uitdaging voor jou.

Voor een expertisebureau in de maritieme sector, zijn we op zoek naar een administratief medewerker dossierbeheer. Jij wordt een belangrijke schakel achter de schermen: terwijl de surveyors op het terrein aan de slag zijn, zorg jij ervoor dat hun dossiers administratief tot in de puntjes opgevolgd worden.

Wat ga je doen?

• Je maakt dossiers aan, verwerkt gegevens en volgt de status ervan op.
• Je vraagt de nodige documenten op, controleert ze en zorgt dat alles netjes geklasseerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan B/L's, packing lists, weegbrieven, tally sheets en analysecertificaten.
• Je verwerkt de informatie van de surveyors in rapporten en maakt deze verzendklaar, inclusief bijlagen en foto's.
• Je beheert de gedeelde mailboxen: opdrachten bevestigen, ontbrekende documenten opvragen en opvolgen.
• Je plant survey-afspraken in met terminals, expediteurs, ontvangers en andere betrokken partijen.
• Je bereidt de facturatie per dossier voor en volgt betalingen op.
• Je houdt contact- en dossiergegevens up-to-date en zorgt voor een correcte archivering.
• Je werkt voornamelijk in het eigen dossier- en rapportagesysteem. Geen zorgen als je dit systeem nog niet kent: je krijgt een volledige interne opleiding.

We zoeken vooral iemand die nauwkeurig, zelfstandig en leergierig is.

Je herkent jezelf hierin:

• Je hebt 1 tot 5 jaar ervaring als administratief of logistiek bediende.
• Ervaring binnen een expediteur, rederij of transportbedrijf is mooi meegenomen, maar geen must.
• Begrippen zoals B/L, terminal, expediteur en dossiernummer klinken je bekend in de oren, of je bent iemand die snel nieuwe materie oppikt.
• Je schrijft foutloos Nederlands en Engels. Beide talen komen dagelijks aan bod in rapporten en correspondentie.
• Je werkt nauwkeurig met cijfers, referenties en documenten.
• Je bent vlot met software en hebt een goede kennis van Microsoft 365.
• Je bent iemand die niet wacht tot een ander zegt wat er moet gebeuren: je merkt zelf op wat ontbreekt en gaat erachteraan.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. In de dossiers kunnen onder meer schadeclaims, verzekeringsdocumenten en gerechtsdossiers voorkomen.
• Je zoekt een stabiele job op lange termijn en ziet jezelf meegroeien met een organisatie.