Front office medewerker

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Je maakt elke dag écht het verschil
• Je krijgt het beste van twee werelden
• Je komt terecht in een bedrijf waar mensen tellen

Zo ziet je job er uit

Jij bent het gezicht van gastvrijheid

• Je zorgt voor een beleving die bijblijft, van ontvangst tot afscheid. Dat begint bij een warme begroeting en een glimlach. Je begeleidt bezoekers naar de juiste plek, volgt hen op tijdens hun bezoek en zorgt ervoor dat ze met een goed gevoel vertrekken.
• Je voelt aan wat iemand nodig heeft en springt daar meteen op in, vaak nog voor iemand erom vraagt.
• Je ziet de details die het verschil maken. Is de vergaderruimte netjes? Is de lunch voorzien? Staat alles klaar? Heeft het gesmaakt?
• Bij opleidingen in het experience center ben jij de spil op vlak van facility en hospitality. Zo kunnen trainers en deelnemers zich volledig focussen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt aan het onthaal en aan de telefoon, in het Nederlands, Engels en Frans.
• Ook voor je collega's ben je een vertrouwd gezicht. Je zorgt dat de office een plek is waar mensen graag zijn.

Jij houdt de office draaiende

• Je ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en beheert de vergaderzalen, gemeenschappelijke ruimtes en faciliteiten.
• Je volgt het voorraadbeheer op. Je plaatst bestellingen en zorgt dat dranken en benodigdheden altijd aangevuld zijn.
• Je onderhoudt de contacten met leveranciers en externe dienstverleners.
• Je volgt aankoopfacturen, financiële documenten en de bijhorende administratieve processen correct en tijdig op.
• Je verzamelt en verwerkt gegevens en levert ze aan voor interne rapporteringen.
• Je plant medische onderzoeken voor collega's in.
• Je helpt mee aan de organisatie van trainingen, evenementen en andere interne activiteiten.
• Je voert uiteenlopende administratieve en organisatorische taken uit ter ondersteuning van je collega's.
• Je communiceert vlot via mail met collega's en partners in binnen- en buitenland, vaak in het Engels.

• Je wordt gelukkig van mensen gelukkig maken. Een tevreden glimlach of een oprecht "dankjewel, wat een ontvangst" is wat jou energie geeft.
• Je bent warm, empathisch en attent. Je ziet wat er speelt, ook als niemand het zegt.
• Je staat er altijd met een glimlach, ook op drukke dagen.
• Je staat open voor feedback en ziet het als een manier om nog beter te worden.
• Je hebt ervaring in een rol waarin service, gastvrijheid en klantcontact centraal stonden, in welke sector dan ook.
• Je bent ook administratief sterk. Je bent nauwkeurig en georganiseerd, werkt vlot met Outlook en Excel en voelt je comfortabel met cijfers en rapporteringen. Boekhoudkennis is niet nodig, maar je boekt correct en zorgvuldig in.
• Belangrijk om te weten: dit is geen pure onthaalfunctie en ook geen pure backoffice job. Gastvrijheid staat voorop, maar zonder sterke administratieve skills lukt het niet. Jij haalt voldoening uit beide.
• Er wordt volledig tweetalig gewerkt in het Nederlands en het Engels. Je spreekt en schrijft dus perfect Nederlands én Engels. In het Frans trek je je plan om bezoekers vlot te ontvangen en verder te helpen.
• Je werkt zelfstandig, neemt graag initiatief en leert graag bij. In een kmo zit er niet altijd iemand naast je, en net dat geeft je de ruimte om zelf dingen aan te pakken.

Je komt ergens binnen en vanaf de eerste seconde klopt alles. Een oprechte goeiemorgen, een glimlach, iemand die je opvangt en je wegwijs maakt. Tijdens je bezoek denkt die persoon aan alles waar jij zelf nog niet aan dacht, en bij het afscheid voel je je echt gezien. Buiten denk je: wauw, hier zorgen ze voor je.

Die persoon zoeken we voor onze klant. Jij bepaalt hoe het voelt om er binnen te komen, van het moment dat iemand binnenstapt tot het moment dat die weer vertrekt. Achter de schermen zorg je er bovendien voor dat ook administratief alles tot in de puntjes klopt.