Air Import Agent | Machelen | vast contract

Voor een internationale speler binnen transport en logistiek zijn we op zoek naar een Air Import Agent. In deze veelzijdige functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van luchtvrachtzendingen van A tot Z en zorg je ervoor dat alle dossiers correct en tijdig worden verwerkt.

Je werkt vanuit een centrale positie binnen het kantoor, waar je naast je administratieve taken ook bezoekers professioneel ontvangt en inkomende telefoons beantwoordt. De functie bestaat voor ongeveer 80% uit administratieve opvolging van importdossiers en voor 20% uit receptie- en onthaalactiviteiten.

Jouw verantwoordelijkheden :
Als Air Import Agent zorg je ervoor dat luchtvrachtzendingen vlot, tijdig en correct worden afgehandeld.

Je taken omvatten onder andere:

• Administratief verwerken en opvolgen van Air Import zendingen.
• Zorgen voor een correcte en tijdige input van gegevens in onze interne systemen.
• Opvolgen van zendingen via track & trace.
• Dagelijks werken met workflows en interne procedures.
• Zorgen voor een tijdige levering van importzendingen aan klanten.
• Controleren en tijdig bezorgen van documenten aan klanten of douane-expediteurs.
• Opvolgen van facturatie naar klanten en serviceproviders.
• Communiceren met klanten en hen ondersteunen bij hun internationale zendingen.
• Contact onderhouden met airlines, transporteurs en andere partners.
• E-mails en aanvragen van klanten, leveranciers en collega's tijdig beantwoorden.
• Ervoor zorgen dat alle procedures, regelgeving en interne compliance-richtlijnen correct worden gevolgd.
• Werken volgens de afgesproken KPI's en kwaliteitsstandaarden.
• Meedenken over efficiëntere werkmethodes en verbeteringen binnen de afdeling.
• Bezoekers professioneel ontvangen aan de receptie en inkomende telefoons behandelen.

• We zoeken iemand die administratief sterk, georganiseerd en professioneel is en zich goed voelt in een internationale logistieke omgeving.
• Daarnaast beschik je over: Minimaal 1 jaar ervaring binnen luchtvracht, logistiek of expeditie.
• Ervaring binnen een Air Import afdeling is een sterke plus.
• Een bacheloropleiding, bij voorkeur in Supply Chain, Logistiek of een vergelijkbare richting.
• Een goede kennis van het Nederlands en Engels. Engels is de voertaal binnen het bedrijf.
• Goede computervaardigheden en je leert vlot werken met nieuwe systemen.
• Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Een proactieve houding en verantwoordelijkheidszin.
• Een verzorgde, professionele uitstraling aangezien je ook bezoekers ontvangt.
• Interesse in transport, logistiek en internationale handel. Je bent flexibel en hebt geen typische 9-to-5-mentaliteit.