Administratief medewerker

Pidpa in beweging — en jij geeft mee richting aan de toekomst van water

Wil jij het verschil maken in duurzaam waterbeheer?

Als administratief medewerker zorg je voor een vlotte en correcte opvolging van aanvragen voor wateranalyses en Legionalla-onderzoek. Je bent de verbindende schakel tussen klanten, het laboratorium en andere interne stakeholders en bewaakt het volledige proces van aanvraag tot facturatie.

Je werkt hoofdzakelijk vanuit ons kantoor in Grobbendonk. Na je inwerkperiode heb je de mogelijkheid om tot drie dagen per week van thuis uit te werken.

Wat houdt de job in?

• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van wateranalyses en Legionella-onderzoek voor zowel particuliere klanten als bedrijven.
• Je begeleidt aanvragen voor wateranalyses en Legionella-onderzoek van A tot Z: van de eerste klantvraag tot de facturatie van de uitgevoerde opdracht.
• Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor klanten, het laboratorium en andere interne stakeholders.
• Je stemt met klanten af welke analyse nodig is en stelt op basis van hun vraag het meest geschikte analysepakket samen.
• Je plant de staalnames in uitgevoerd door de staalnemers. Je doet dit in overleg met het laboratorium en zorgt voor een vlotte afstemming tussen alle betrokken partijen.
• Je communiceert de planning en praktische afspraken naar klanten en volgt wijzigingen of bijkomende vragen op.
• Je verzorgt de administratieve opvolging van (jaarlijkse) contracten voor wateranalyses en Legionella-onderzoek.
• Je maakt offertes op, bewaakt de voortgang van lopende dossiers en zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van alle administratieve stappen.
• Je verwerkt de resultaten van uitgevoerde opdrachten in de administratieve systemen en zorgt voor een correcte voorbereiding van de facturatie.

Deelnemingsvoorwaarden - Harde criteria:

• Je beschikt over minstens een hoger secundair diploma. Een graduaat of bachelordiploma is een meerwaarde.
• Je hebt minstens 3 jaar werkervaring binnen een administratieve job. Ervaring in de watersector of in een laboratoriumomgeving is een meerwaarde.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office. Kennis van andere systemen zoals SAP is een pluspunt.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands.

Deelnemingsvoorwaarden - Soft criteria:

• Je werkt nauwkeurig en bent administratief sterk met oog voor details om altijd kwalitatief werk te leveren.
• Je communiceert helder en correct, zowel mondeling als schriftelijk, met interne en externe partijen.
• Je hebt een klantgerichte houding en communiceert hierbij heldere en realistische verwachtingen naar de klant toe.
• Je toont initiatief door vragen te stellen wanneer je meer informatie nodig hebt, zodat je je taken effectief kunt uitvoeren.
• Je kan je werk goed structureren en prioriteiten stellen om je taken tijdig uit te voeren.
• Je schakelt snel tussen zelfstandig werken en werken in team.
• Je bent proactief, je werkt gestructureerd en kan overzicht bewaren.