Polyvalent administratief bediende - parttime 4/5

Onze klant heeft een duidelijke en maatschappelijk relevante missie: het verhogen van brandveiligheid. Dagelijks worden materialen en toepassingen grondig getest en gecertificeerd volgens strikte normen. Deze producten vinden hun weg naar uiteenlopende sectoren zoals de bouw, transport en offshore-industrie, zowel nationaal als internationaal.

Als receptioniste / Allround Administratief Medewerker ben jij het eerste aanspreekpunt en het gezicht van onze klant. Je combineert een professioneel onthaal (60% van het takenpakket) met een gevarieerd takenpakket aan administratieve en kwaliteitsondersteuning (40%). In deze rol zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Jouw verantwoordelijkheden

• Klanten en partners warm en professioneel onthalen
• Toezicht houden op naleving van veiligheids- en kwaliteitsregels
• Bezoekers registreren en collega’s verwittigen
• Telefoonverkeer efficiënt behandelen
• Post en pakketten beheren (ontvangst, verzending, opvolging)
• Dagelijkse lunchbestellingen organiseren
• Fungeren als contactpersoon voor de wasserij
• Zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving (vergaderzalen, keuken, …)
• Alert reageren op onverwachte situaties en technische problemen signaleren
• Bestelbonnen opmaken voor externe diensten (bv. catering, wasserij)

Kwaliteits- & administratieve support (±40%)

• Je ondersteunt de technische teams met nauwkeurige en gestructureerde administratie:
• Kwaliteitscontrole uitvoeren van dossiers en deze aanvullen waar nodig
• Documenten scannen en correct klasseren
• Testdossiers beheren en archiveren (digitaal en fysiek)
• Testrapporten voorbereiden, laten ondertekenen en versturen
• Sporadisch ondersteuning bieden aan andere afdelingen

Jouw rol in het team

Je bent een echte multitasker die vlot schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en klantgerichte houding draag je bij aan een efficiënte werking van de organisatie en een professionele uitstraling naar buiten toe.

Sterk organisatorisch talent
Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en behoudt het overzicht, ook in drukke momenten. Je ziet werk en neemt vlot initiatief om zaken aan te pakken.

Klantgericht en communicatief
Je bent sociaal en haalt energie uit contact met mensen. Of je nu bezoekers ontvangt of samenwerkt met collega’s, je schakelt moeiteloos tussen zelfstandig werken en teamoverleg.

Taalvaardig
Je drukt je vlot uit in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast heb je een goede basis Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.

Digitaal onderlegd
Je bent vertrouwd met het MS Office-pakket en maakt je nieuwe systemen snel eigen.

Opleiding en ervaring
Je beschikt bij voorkeur over een diploma in een administratieve richting (secundair of bachelor). Ervaring in een gelijkaardige functie is een extra troef.