Voltijdse (40u) office coördinator in 1170 Brussel - opstart 1/12

Voor onze klant in Brussel, een bedrijf dat financiële services aanbiedt, zoeken we een voltijdse office coördinator. In deze veelzijdige rol combineer je onthaal, administratie, office management en facility support. Je bent een echte allrounder die graag de handen uit de mouwen steekt, snel schakelt en energie krijgt van een omgeving waarin geen dag helemaal hetzelfde is.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je bent het eerste aanspreekpunt en ontvangt bezoekers, kandidaten, leveranciers en koeriers met een glimlach.
• Je ondersteunt het team bij diverse administratieve taken.
• Je verzorgt print- en documentverwerking en helpt bij het opmaken van documenten.
• Je neemt de postverdeling en dispatching voor je rekening.
• Je ontvangt en verwerkt leveringen en zorgt dat alles op de juiste plaats terechtkomt.
• Je houdt de voorraad van kantoorbenodigdheden in de gaten en zorgt tijdig voor bestellingen.
• Je beheert de desk booking- en parking booking tools.
• Je maakt vergaderzalen klaar en zorgt dat meetings praktisch vlot kunnen verlopen.
• Je organiseert lunches voor meetings, events en andere gelegenheden.
• Je volgt kleine facilitaire meldingen op en zorgt ervoor dat problemen zo snel mogelijk worden opgelost of bij de juiste partner terechtkomen.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt bij eventuele noodsituaties.
• Je ondersteunt bij evacuaties en andere noodprocedures.
• Je zorgt ervoor dat de geldende veiligheidsprocessen correct worden toegepast.

Je werkt volgens een vast uurrooster: van maandag tot en met vrijdag van 8u tot 16.30 met een half uur pauze.

Voor deze veelzijdige functie zoeken we iemand die professioneel en warm in de omgang is, graag mensen verder helpt en tegelijk nauwkeurig en georganiseerd te werk gaat.

• Je hebt een uitstekende kennis van het Frans en een zeer goede kennis van het Engels.
• Je hebt een basiskennis Nederlands.
• Je werkt administratief nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je bent warm, professioneel en servicegericht en zorgt ervoor dat bezoekers en collega’s zich welkom voelen.
• Je bent zelfstandig en proactief en ziet werk voordat iemand het aan je moet vragen.
• Je bent flexibel en houdt ervan om verschillende taken te combineren.
• Je voelt je goed in een informele, collegiale bedrijfscultuur waar samenwerken en een positieve sfeer belangrijk zijn.