Administratief Medewerker - Klantenservice • Orderopvolging • Administratie

Als administratief bediende ben je een belangrijke schakel tussen onze klanten, productie, planning, transport en administratie.

Je volgt klantendossiers en bestellingen administratief op van A tot Z. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt geregistreerd, afspraken worden opgevolgd en klanten tijdig een duidelijk antwoord krijgen.

Je wacht daarbij niet tot iemand je vertelt wat de volgende stap is. Je denkt vooruit, signaleert wat nog moet gebeuren en neemt zelf initiatief om dossiers verder te brengen. Je lost zelfstandig op wat je zelf kan oplossen en stemt gericht af wanneer nodig. Zo zorg je niet alleen voor een vlotte administratie, maar ontlast je ook collega’s en management.

Daarbij krijg je ook minder evidente vragen op je bord. Een levering verandert, een klant heeft een klacht, informatie ontbreekt of verschillende partijen moeten op elkaar worden afgestemd. Je hoeft het antwoord niet altijd zelf te kennen, maar naargelang je je job beter beheerst, zal je ook zeer veel inhoudelijk bijleren over de fascinerende wereld van schimmels en paddenstoelen.

Structuur is in deze functie essentieel.

Een goed bijgehouden administratie betekent voor ons meer dan een nette inbox :)

Je zorgt ervoor dat klantendossiers volledig, correct en up-to-date zijn, dat je vooruit denkt, dat afspraken en relevante informatie op de juiste plaats worden geregistreerd en dat lopende dossiers ook voor je collega’s helder zijn.

We vinden het belangrijk dat het werk overdraagbaar is. Wanneer jij onverwacht afwezig bent, moet een collega een dossier kunnen openen, meteen begrijpen wat er speelt en zonder problemen de opvolging kunnen overnemen.

Daarom zoeken we iemand die van nature structuur aanbrengt: je werkt systematisch, houdt overzicht over verschillende lopende dossiers en maakt je administratie af. Je laat geen losse eindjes achter.

• Je kan je goed uitdrukken in het Nederlands, Engels en Frans.
• Je werkt zeer nauwkeurig, gestructureerd en consequent.
• Je kan bestaande structuren en procedures nauwgezet volgen, maar ziet ook waar meer structuur nodig is en helpt die mee opzetten.
• Je communiceert vriendelijk, duidelijk en professioneel, zowel telefonisch als schriftelijk - ook met een ontevreden klant, bij onverwachte wijzigingen of wanneer je zelf onder tijdssdruk staat.
• Je bent oplossingsgericht zonder overhaast te werken: snelheid mag niet ten koste gaan van correctheid.
• Je neemt verantwoordelijkheid: een vraag is voor jou pas afgehandeld wanneer er daadverkelijk een antwoord, beslissing of duidelijke volgende stap is.