administratieve rechterhand

Als praktijkcoördinator ben je een centrale organisatorische en administratieve spil binnen Praktijk Eigenwijs. Je zorgt mee voor een vlotte dagelijkse werking en bent een aanspreekpunt voor cliënten, ouders en medewerkers. Je taken omvatten onder andere:

• onthaal van cliënten en bezoekers en beantwoorden van telefoon en e-mail;
• opvolgen van aanmeldingen en cliëntadministratie;
• beheren van agenda’s, afspraken en planning van therapielokalen;
• opvolgen van facturatie, betalingen en voorbereidende boekhouding;
• ondersteunen van personeelsadministratie en HR;
• contact onderhouden met het sociaal secretariaat en andere externe diensten;
• administratieve documenten opmaken, verwerken en opvolgen;
• praktische organisatie van de praktijk, materialen, voorraad en bestellingen;
• signaleren en zelfstandig aanpakken van praktische of organisatorische problemen;
• ondersteunen van het team en bewaken van afspraken en administratieve opvolging;
• beheren en mee vormgeven van sociale media;
• maken van eenvoudige posts, visuals en communicatiemateriaal;
• meedenken over hoe administratieve en organisatorische processen efficiënter kunnen verlopen.

Je krijgt een breed takenpakket en de ruimte om zelfstandig te werken. We zoeken daarom iemand die initiatief neemt, overzicht bewaart, prioriteiten kan stellen en taken van begin tot einde opvolgt.

• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en georganiseerd.
• Je neemt initiatief, ziet werk en volgt taken zelfstandig op.
• Je kunt prioriteiten stellen en overzicht bewaren, ook wanneer verschillende zaken tegelijk gebeuren.
• Je bent oplossingsgericht, verantwoordelijk en durft vragen te stellen wanneer nodig.
• Je communiceert warm, professioneel en duidelijk, zowel mondeling, telefonisch als schriftelijk.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je bent digitaal vaardig en werkt vlot met Word, Excel en Outlook.
• Je hebt voldoende cijfermatig inzicht voor facturatie en administratieve opvolging.
• Je kunt werken met sociale media, kennis van Canva is een pluspunt.
• Je beheerst het Nederlands zeer goed.
• Je werkt graag zelfstandig en binnen een multidisciplinair team.
• Ervaring in administratie, planning, HR of een coördinerende functie is een pluspunt.
• Je bent leergierig en staat open voor feedback.