Administratief medewerker

Voor een klant regio Gent, actief in de logistieke sector, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker.

Jouw taken:

• volledige administratieve opvolging van operationele activiteiten op de site
• Verwerking van nominaties voor en na operaties
• Beheer van operatiedossiers van A tot Z
• Facturatie-input en klachtenadministratie via het terminal managementsysteem
• Samen met het team planning van vrachtwagens (60%) en schepen (40%) organiseren en optimaliseren, met toekomstige uitbreiding naar treinplanning
• Eerste aanspreekpunt voor klanten, dagelijks contact via telefoon en e-mail
• Onthaal en begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, zorgen voor vlotte doorstroming en correcte doorverwijzing op de site
• Nauwkeurige verwerking van (douane)documenten in de juiste systemen en registers
• Dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en opvolging van voorraad via het terminalmanagementsysteem

• Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring
• Ervaring in liquid terminal, bij voorkeur in de petrochemiesector.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve functie
• Flexibel: schakelt moeiteloos tussen teamwork en zelfstandig werken
• Helder, professioneel en doelgericht communiceren, zowel intern als extern
• Gestructureerd en nauwkeurig werken, met oog voor detail en kwaliteit
• Proactief, oplossingsgericht en resultaatgericht
• Sterk in plannen en organiseren, behoudt overzicht ook in drukke momenten
• Kritische blik en meedenkend over procesverbeteringen
• Hands-on mentaliteit en neemt ownership van taken
• Vloeiend Nederlands en Engels; kennis van Frans is een plus
• Ervaring in de logistieke sector en kennis van douane- en importdocumenten is een groot voordeel