Project Manager Protocole et Missions de service (AWEX & WBI) H/F/X

Le Project Manager Missions de services et Protocole aura pour activités principales de :

• Gérer des missions complexes d'organisation d'actions/d'événements en bonne coordination avec les différents services (en Belgique et à l'étranger) et autres partenaires belges/wallons ou étrangers ;
• Gérer les aspects logistiques des Missions Princières / Royales, Visites d'Etat, et autres retours en Belgique du personnel expatrié ;
• Gérer, en synergie avec l'autre administration, le protocole des évènements AWEX-WBI qui le nécessitent.
• Coordonner, sous la tutelle du Directeur de service, une équipe d'agents du protocole et des missions.

Cela peut impliquer, dépendamment des missions/actions/évènements les tâches suivantes:

• Collaborer en bonne intelligence avec les acteurs internes et externes concernés, que cela soit avec l'AWEX, WBI, des prestataires de service ou des services publics partenaires;
• Coordonner l'organisation des aspects protocolaires en ce compris assurer les accueils protocolaires ;
• Assurer les aspects logistiques liés aux déplacements des différents participants dans le cadre des actions de l'AWEX et/ou de WBI ;
• Identifier les besoins des voyageurs ;
• Demander et analyser des devis pour les transports, hébergements et salles de séminaires et effectuer les réservations ;
• Gérer des locations de véhicules ;
• Gérer des déplacements des officiels ;
• Utiliser des outils spécifiques de réservation et d'organisation en ligne mis à la disposition de la Direction Salons, Evénements et Protocole ;
• Assurer les contacts d'ordre logistique avec les opérateurs (entreprises, partenaires, décideurs/investisseurs, journalistes, membres académiques, etc.) ;
• Participer au suivi budgétaire des actions (suivi au sein du logiciel comptable et réalisation des bons de commandes) ;
• Effectuer la mise en concurrence des différents prestataires dans le cadre de marchés publics relatifs à l'organisation de missions (locations de véhicules, déplacements, logements, etc.) ;
• Gérér, préparer et assurer de la manutention des valises diplomatiques et du matériel protocolaire.

Les candidat.e.s devront ainsi pouvoir contribuer à la mise en oeuvre logistique, organisationnelle et protocolaire du programme d'actions de l'AWEX et de WBI et de tout autre événement à l'intention de ses partenaires et de ses clients, en Belgique et à l'étranger.

Il est donc attendu des candidat.e.s pour ce poste de:

• Disposer d'expérience en organisation d'événements (gestion des inscriptions, gestion des déplacements, gestion des commandes techniques des salles et du catering notamment) ;
• Avoir de l'expérience en gestion de réservation de transports et d'hôtels (connaissance des logiciels de réservation de voyages est un plus), connaissance des particularités liées au monde aérien (codes IATA, fonctionnement des classes d'avion) ;
• Si possible, avoir de l'expérience en protocole (gestion des aspects protocolaires lors d'événements - à caractère administratif, public) et d'accueil de délégations ;
• Disposer d'excellentes connaissances en anglais et être en mesure de comprendre le néerlandais lors de réunions bilingues. Toute autre langue supplémentaire est un atout ;
• Maitriser l'environnement Office 365 ;
• Faire preuve de sang-froid et avoir une bonne capacité d'adaptation, passer aisément d'une activité et/ou d'un projet à un autre en fonction des besoins de la direction ;
• Être capable de gérer son stress et les événements imprévus ;
• Être "orienté client" et savoir prendre des initiatives ;
• Être conscient que ce poste comprend le port de charge et des stations debout ;
• Être flexible au niveau des horaires. La fonction implique en effet des prestations en soirée et occasionnellement le weekend (ces prestations seront compensées).

Le poste prévoit, en moyenne 2 à 4 déplacements par an à l'étranger (UE et hors UE) auxquels peuvent s'ajouter des missions ponctuelles.

Critères candidat.e.s

• La fonction est accessible aux titulaires d'un diplôme de l'enseignement supérieur de type court (niveau bachelier) obtenu en Belgique et reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles ou d'un titre de formation reconnu équivalent par l'autorité compétente. Cette condition doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction. Les candidats titulaires d'un diplôme obtenu à l'étranger doivent disposer, à cette même date, de la décision d'équivalence correspondante délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes). À défaut, un document prouvant que la demande est en cours fera l'affaire le temps de la procédure de recrutement. La condition de l'équivalence de votre diplôme doit être remplie au plus tard à la date d'entrée en fonction, sous peine de nullité ;
• Être de bonne conduite et de bonne moralité ;
• Posséder les aptitudes requises pour la fonction.

Barèmes indexés et avantages

Pour l'AWEX : à partir de 3.403,03€ (échelle B3/1) brut mensuel (sans ancienneté)

Estimer mon salaire - e-Recrutement

Pour WBI : à partir de 2.916,35€ (échelle B3) brut mensuel (sans ancienneté)

Dans la fonction publique, les rémunérations sont fixées par des échelles barémiques (mentionnée ci-dessus). Le salaire de chaque membre du personnel évolue en fonction de son ancienneté pécuniaire. Il est possible de valoriser son ancienneté acquise dans les secteurs publics belge, de l'Espace économique européen ou de la Suisse (sans aucune limite de temps) ainsi que dans le secteur privé et/ou au titre d'indépendant et/ou dans le secteur public d'un autre Etat (max 6 années).

Dès l'entrée en fonction, une série d'avantages est proposée :

• Titres-repas de 6,60€ par jour de prestation ;
• Pécule de vacances et allocation de fin d'année ;
• Indemnité annuelle d'environ 1270€ (liée au protocole - à justifier sur base d'achats de vêtements) ;
• 27 jours de congés annuels dès l'engagement (proratisés en fonction de la date d'arrivée) ;
• Horaire variable avec pot de récupérations en cas de prestations supplémentaires ;
• Possibilité d'aménagement des prestations en télétravail (10j. max pour 4 semaines) en fonction des priorités du service (auxquels peuvent s'ajouter 10 jours de télétravail occasionnel par an, toujours en fonction des priorités du service) ;
• Gratuité de l'abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail ;
• Remboursement total ou forfaitaire des km effectués et/ou des titres de transport non couverts par l'abonnement pour déplacements professionnels ;
• Ordinateur et téléphone de fonction ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Avantages et réductions octroyés grâce à l'intervention du Service Social ;
• Gratuité de l'assurance hospitalisation de base.