Allround Admin Support Maritieme Sector

Voor een dynamische en gespecialiseerde speler binnen de maritieme en logistieke sector zijn we op zoek naar een gedreven Admin Support. In deze veelzijdige functie vorm je een belangrijke schakel tussen administratie en operationele werking. Je waakt over een correcte en efficiënte opvolging van de site-operaties en hebt daarbij dagelijks contact met klanten, chauffeurs, contractors en leveranciers.

Je combineert administratieve nauwkeurigheid met operationele planning en zorgt ervoor dat de logistieke processen op de site vlot en gestructureerd verlopen.

• Je staat in voor de volledige administratieve opvolging van de site-operaties via het terminalmanagementsysteem, van nominaties en operationele dossiers tot facturatie-input en klachtenbehandeling.

• Je organiseert en optimaliseert de operationele planning van de logistieke stromen: ongeveer 60% schepen en 40% vrachtwagens. Op termijn wordt ook de planning van treinen aan jouw takenpakket toegevoegd.

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en beantwoordt hun vragen professioneel en oplossingsgericht via e-mail en telefoon.

• Je onthaalt en registreert vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers en zorgt ervoor dat zij correct worden begeleid op de site.

• Je verwerkt nauwkeurig douane- en andere operationele documenten in de daarvoor voorziene systemen en registers.

• Je stelt dagelijkse rapporteringen op over de terminalactiviteiten en volgt de voorraad nauwgezet op.

• Je werkt nauw samen met de operationele teams en zorgt ervoor dat informatie correct en tijdig wordt uitgewisseld.

• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door relevante werkervaring.

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring in een administratieve, logistieke of operationeel ondersteunende functie.

• Een grondige kennis van de maritieme sector en ervaring binnen de liquid bulk-omgeving, zoals liquid terminals, olie- en chemicaliëndepots, vormen een sterke troef.

• Ervaring met logistieke processen, douaneformaliteiten en importdocumenten is een pluspunt.

• Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels en beschikt over een goede basiskennis van het Frans.

• Je bent proactief, nauwkeurig en oplossingsgericht en weet als geen ander prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren.

• Je bent communicatief sterk, klantgericht en stressbestendig.

• Je neemt verantwoordelijkheid, denkt in oplossingen en toont een sterke sense of ownership.