Administratief medewerker naservice

Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten die vragen of problemen ervaren met hun installatie. Je beantwoordt telefoons en mails, brengt structuur in binnenkomende vragen en zorgt ervoor dat elke klant een correct en tijdig antwoord krijgt. Daarnaast help je mee met het inplannen en opvolgen van interventies: je stemt de agenda's van technici af op de vragen van klanten, houdt rekening met prioriteiten en beschikbaarheid en zorgt voor een vlotte overgang tussen uitvoering op het terrein en naservice. Je rapporteert aan de verantwoordelijke naservice en werkt nauw samen met de technische, logistieke en administratieve teams.Binnen deze rol ben je een verbindende schakel tussen klant, technieker, planning en organisatie, met als doel een vlotte, correcte en klantgerichte afhandeling van elke vraag én een efficiënte inzet van onze technici. Je bewaakt de kwaliteit en efficiëntie van de administratieve, klantgerichte en planningsprocessen, en structureert je eigen taken met oog voor prioriteiten, rendement en deadlines. Je administratieve nauwkeurigheid combineer je met een oprechte technische interesse: je begrijpt hoe zonnepanelen, omvormers, batterijen, laadpalen, airco's en warmtepompen werken, waardoor je zowel klanten correct kan informeren als de planning inhoudelijk kan inschatten. De functie vraagt een flexibele instelling: je bent bereid om, waar nodig, buiten de klassieke kantooruren te schakelen wanneer de situatie van een klant of technieker dit vereist.

Kernverantwoordelijkheden

• Beantwoorden en opvolgen van telefoons en mails van klanten.
• Behandelen van vragen en klachten van klanten rond zonnepanelen, omvormers, batterijen, laadpalen, airco's en warmtepompen.
• Mee helpen oplossen van technische vragen of deze correct doorverwijzen naar de juiste collega.
• Mee instaan voor het inplannen en opvolgen van technici, in functie van prioriteit, beschikbaarheid en klantnood.
• Digitaal ondersteunen van technici op de baan.
• Samenwerken met technische, logistieke en administratieve collega's om een vlotte afstemming tussen klant, planning en uitvoering te garanderen.
• Structureren van de eigen taken en prioriteiten in functie van deadlines en de dagelijkse werklast.
• Werken met verschillende digitale tools en programma's, waaronder CRM-, planning- en administratieve systemen.
• Correct en tijdig verwerken van klantendossiers, meldingen en administratieve documentatie.
• Signaleren van terugkerende vragen of knelpunten en voorstellen van verbeteringen in de naservice- en planningswerking.
• Professioneel opvangen en oplossingsgericht behandelen van klantenvragen.

• Denkt en werkt op bachelorniveau: pakt vraagstukken zelfstandig en met overzicht aan.
• Beschikt over sterke administratieve en communicatieve vaardigheden.
• Heeft technisch inzicht en leert graag hoe technische installaties precies werken, zodat je zowel klanten correct informeert als verschillende dossiers inhoudelijk kan inschatten.
• Is digital minded en pikt nieuwe programma's en systemen vlot op; is vertrouwd met CRM-, planning- en administratieve tools of leert deze snel kennen.
• Structureert verschillende taken en de planning van technici met oog voor deadlines, rendement en prioriteiten.
• Denkt in oplossingen en handelt proactief bij knelpunten, ook wanneer planning en klantnoden botsen.
• Werkt vlot samen met verschillende collega's en afdelingen, van technici en logistiek tot administratieve collega's.
• Heeft oog voor detail in administratieve verwerking en planning.
• Kan snel schakelen bij veranderende omstandigheden of prioriteiten.
• Is ambitieus en grijpt elke kans om bij te leren.
• Werkt stressbestendig en behoudt het overzicht wanneer het druk is.
• Staat klanten kalm en professioneel te woord.
• Heeft geen 9-tot-5-mentaliteit: is flexibel inzetbaar wanneer de situatie van een klant of technieker dit vraagt.
• Heerft ervaring met verschillende AI toepassingen