Personal Assistant Bank

Voor onze klant te Brussel zijn wij opzoek naar een personal assistant in de bankensector.

Je zal instaan voor;

• Je biedt proactieve en professionele ondersteuning aan twee senior leidinggevenden binnen Private Banking.

• Je beheert en coördineert hun agenda's en zorgt voor een efficiënte planning en duidelijke prioriteiten.

• Je beheert de mailboxen, filtert en prioriteert binnenkomende communicatie en bewaakt de nodige opvolging.

• Je bereidt interne en externe vergaderingen zorgvuldig voor en verzamelt tijdig alle relevante documenten en informatie.

• Je coördineert presentaties, pre-reads en andere vergadermaterialen en zorgt voor een eerste kwaliteitscontrole.

• Je volgt afspraken, actiepunten en deadlines nauwgezet op en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet uit het oog worden verloren.

• Je organiseert zakenreizen van A tot Z, inclusief transport, verblijf en praktische afspraken.

• Je staat in voor de organisatie van offsites, Management Team-meetings en Private Banking-events.

• Je regelt alle praktische aspecten rond meetings en events, zoals vergaderruimtes, catering, bezoekers, parking en andere logistieke zaken.

• Je beheert onkosten, facturen en goedkeuringsprocessen en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.

• Je bent een belangrijke schakel tussen verschillende stakeholders en communiceert vlot met medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie.

• Je schakelt gemakkelijk tussen operationele en strategische contacten en weet steeds de juiste professionele aanpak te hanteren.

• Je signaleert proactief mogelijke knelpunten en denkt mee over efficiënte oplossingen.

• Je zorgt voor structuur, overzicht en rust in een dynamische omgeving waarin prioriteiten regelmatig veranderen.

• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, terwijl je tegelijk nauw samenwerkt met de bredere Assistant-community.

• Je hebt ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.

• Je bent sterk in organiseren en weet verschillende prioriteiten efficiënt te combineren.

• Je bent proactief en denkt steeds een stap vooruit.

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.

• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet je stijl aan te passen aan verschillende gesprekspartners.

• Je bent assertief wanneer nodig, maar steeds diplomatisch en respectvol.

• Je kunt zelfstandig werken en neemt graag initiatief.

• Je werkt graag samen en voelt je comfortabel binnen een professionele en dynamische omgeving.

• Je beschikt over een uitstekende kennis van Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

• Je hebt een goede tot zeer goede kennis van Microsoft Word, PowerPoint en Excel.

• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen en tools snel eigen.