Management Assistant

Voor een ondernemersgroep in volle groei (actief in o.a. business support, marketing/sales en nieuwe projecten) zoeken we een rechterhand voor de zaakvoerders.

In deze veelzijdige functie ben jij de persoon die mee structuur brengt, zaken opvolgt en geregeld krijgt. Je ondersteunt hen in de dagelijkse werking én helpt praktisch mee met de organisatie rond de opstart van een nieuwe wellnesslocatie in Ninove.

Je hoeft niet per se een klassieke administratieve achtergrond te hebben: gezond verstand, verantwoordelijkheid nemen en initiatief zijn het belangrijkst.Je takenpakket is breed en afwisselend. Jij zorgt mee dat alles achter de schermen vlot draait:

• Administratieve ondersteuning & organisatie
  • Agenda- en planningbeheer (afspraken inplannen, bevestigen, opvolgen)
  • Overzicht bewaren van lopende dossiers en acties (to do’s, deadlines, prioriteiten)
  • Praktische ondersteuning bij het uitwerken en bewaken van interne structuur (checklists, opvolglijsten, eenvoudige procedures)
• Financieel-administratieve voorbereiding
  • Voorbereiding boekhouding: documenten verzamelen, klasseren en correct aanleveren (facturen, bonnetjes, contracten, overzichten…)
  • Basis opvolging van administratie rond leveranciers/klanten (info verzamelen, gegevens controleren, documenten klaarzetten)
• Projectmatige ondersteuning: opstart wellness in Ninove
  • Mee organiseren en opvolgen van acties rond de nieuwe wellness (praktische regelzaken, afspraken en opvolging met partners/leveranciers)
  • Mee bewaken van timing en planning, zorgen dat niets “blijft liggen”
• Communicatie & opvolging (telefoon primeert)
  • Telefonische opvolging van afspraken, praktische vragen en reminders
  • Professioneel en vlot schakelen met verschillende contacten (intern en extern)
  • Je hebt commerciële flair: je durft bellen, doorvragen en afspraken vastleggen (minder focus op mail)
• Algemene ondersteuning (“manusje-van-alles”)
  • Ad hoc taken oppakken en afwerken waar nodig
  • Sara ontzorgen zodat zij zich kan focussen op kernprioriteiten

• Minstens A2-diploma, aangevuld met verdere studie/opleiding
• Je spreekt zeer goed Nederlands
• Je bent proactief en praktisch ingesteld: je ziet werk en pakt het vast
• Je durft te bellen en communiceert vlot en professioneel
• Stabiliteit in je cv (richtlijn: de afgelopen ±5 jaar een consistente loopbaanlijn)
• Ervaring in administratie/office/support is mooi meegenomen, maar geen must als je de juiste ingesteldheid meebrengt