Administratief onthaalmedewerker

Als administratief onthaalmedewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, vertegenwoordigers en andere bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal en een vlotte administratieve werking.

Wat zal je doen?

Onthaal

• Klanten en vertegenwoordigers vriendelijk en professioneel ontvangen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en zorgen voor een klantvriendelijk onthaal
• Instaan voor het telefonisch onthaal en oproepen correct doorschakelen
• Klanten informeren, adviseren of doorverwijzen naar de juiste collega
• Vertegenwoordigers ontvangen en doorverwijzen naar de bevoegde persoon
• Zorgen voor een vlotte communicatie tussen klanten, collega’s en verschillende afdelingen

Klantenopvolging

• Retours, terugnames en omruilingen behandelen en verwerken volgens de geldende procedures
• Herstellingen en wisselstukken registreren en opvolgen
• Klachten en retourdossiers administratief en klantgericht behandelen
• Klanten duidelijk informeren over de verdere afhandeling van hun dossier
• Oplossingsgericht handelen bij vragen of problemen
• Bij discussies of complexe situaties overleggen met de assistent-shopmanager of shopmanager
• Klanten tijdig en correct op de hoogte houden

Administratie

• Opmaken en administratief verwerken van cadeaubonnen
• Opmaken en opvolgen van offertes
• Administratief verwerken en opvolgen van geboortelijsten
• Inkomende e-mails beantwoorden en doorsturen naar de juiste collega
• Klantenbestellingen en aankooporders opmaken, verwerken en opvolgen
• Leveringen afboeken en de bijhorende administratie verwerken
• De nodige administratie zorgvuldig bijhouden en controleren
• Ondersteunen bij de verdeling en opvolging van webshopgerelateerde taken
• Nauw samenwerken met de shopmanager, boekhouding, winkelbedienden en de verantwoordelijke voor herstellingen en wisselstukken

Wie ben jij?

• Een klantgerichte en professionele houding
• Je bent bereid in het weekend te werken
• Sterke communicatieve vaardigheden in contacten met klanten, collega’s en vertegenwoordigers
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkhouding, met oog voor detail
• Goede algemene computervaardigheden en vlotte kennis van MS Office
• Het vermogen om vlot met administratieve systemen te werken
• Een oplossingsgerichte ingesteldheid
• Stressbestendigheid tijdens drukke momenten of moeilijke klantensituaties
• Flexibiliteit bij wisselende prioriteiten en taken
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
• Kennis van Frans/Engels is een pluspunt
• Een eerste ervaring binnen verkoop, klantenservice, onthaal of administratie vormt een pluspunt