Administratief bediende HR

Ben jij administratief sterk, mensgericht en werk je graag op het kruispunt van HR, selectie en financiële opvolging?

Voor een familiale retailgroep in regio Dilsen-Stokkem zoeken we een HR & Administration Officer. In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat de instroom van nieuwe medewerkers zorgvuldig wordt beoordeeld en dat de achterliggende administratie correct wordt verwerkt.

Je gaat niet actief op zoek naar kandidaten, maar neemt wel de selectie en kwalitatieve opvolging van de instroom in handen. Daarnaast controleer je prestaties, volg je facturen op en ondersteun je de dagelijkse HR-administratie.

Instroom en selectie
Concreet sta je in voor:

• Beheren en beoordelen van binnenkomende sollicitaties
• Selecteren van kandidaten op basis van de behoeften binnen de organisatie
• Voeren van eerste screeningsgesprekken
• Opvragen en controleren van referenties
• Coördineren en opvolgen van de instroom via uitzendkantoren
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de samenwerkende uitzendpartners
• Afstemmen met winkelverantwoordelijken en interne HR-collega’s
• Bewaken dat kandidaten en medewerkers vriendelijk, correct en empathisch worden behandeld
• Ondersteunen bij de administratieve opvolging van nieuwe en bestaande medewerkers

Dit is geen klassieke rekruteringsfunctie. Je hoeft niet actief te sourcen, maar zorgt er wel voor dat de beschikbare instroom grondig wordt geselecteerd en efficiënt bij de juiste verantwoordelijken terechtkomt.

HR-, prestatie- en facturatieadministratie
Je bent onder andere verantwoordelijk voor:

• Controleren en verwerken van de prestaties van uitzendkrachten
• Ingeven en administratief opvolgen van gewerkte uren
• Controleren van facturen van uitzendkantoren en andere HR-partners
• Opvolgen en uitklaren van eventuele afwijkingen
• Ondersteunen bij de financiële en administratieve opvolging binnen HR
• Beheren en opvolgen van de HR- en instroommailbox
• Correct verwerken en bijhouden van personeelsgegevens en documenten
• Bewaken van een tijdige, nauwkeurige en overzichtelijke administratie

In een normale werkweek besteed je doorgaans één dag aan de controle en verwerking van prestaties en één dag aan facturatie en financiële opvolging. Samen met de overige HR-administratie vormt dit ongeveer de helft van je functie.

We zoeken geen strategische HR Business Partner, maar een zelfstandige en uitvoerende HR-professional die verantwoordelijkheid neemt en graag werk verzet.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je beschikt over een bachelor-denkniveau, bij voorkeur binnen HR, Office Management, bedrijfsmanagement of een vergelijkbare richting
• Je begrijpt wat de rol van HR binnen een organisatie inhoudt
• Je hebt bij voorkeur een eerste ervaring met HR-administratie, selectie, personeelsopvolging of de uitzendsector
• Je voert vlot eerste screeningsgesprekken en kunt kandidaten objectief beoordelen
• Je werkt nauwkeurig en voelt je comfortabel met cijfers, prestaties en facturen
• Je kunt zelfstandig werken en wacht niet voortdurend op instructies
• Je denkt praktisch, logisch en oplossingsgericht
• Je bent vriendelijk en empathisch, maar kunt ook duidelijk en professioneel communiceren
• Je behandelt persoonlijke informatie met de nodige discretie
• Je kunt prioriteiten stellen en behoudt het overzicht wanneer verschillende vragen tegelijk binnenkomen
• Je bent hands-on, budgetbewust en durft initiatief te nemen
• Je woont bij voorkeur op een haalbare afstand van Dilsen-Stokkem