Office Assistant (via startbaanovereenkomst) M/V/X

Hou je van organiseren en administratief ondersteunen in een internationale werkomgeving? Werk je graag nauwkeurig en zorg je ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt? Dan is deze functie misschien iets voor jou!

Jouw functie

Als Office Assistant ondersteun je de dagelijkse werking van de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO of van de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie. Je zorgt ervoor dat de administratieve processen vlot verlopen en draagt bij aan een efficiënte dienstverlening binnen de vertegenwoordiging.

Je komt terecht in een dynamische internationale omgeving waar je een belangrijke ondersteunende rol vervult. Het gaat om een administratieve functie waarin je geen beleidsmatige taken uitoefent.

Jouw rol

Je bent een administratieve duizendpoot die nauwkeurig, georganiseerd en zelfstandig werkt. Dankzij jouw ondersteuning verlopen de dagelijkse administratieve activiteiten van de Permanente Vertegenwoordiging efficiënt en professioneel.

Je focus ligt op administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning en niet op het voorbereiden of uitvoeren van beleidsmatige werkzaamheden.

Wat ga je doen?

¿ Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails in het Nederlands, Frans en Engels.
¿ Je stelt brieven, documenten en andere administratieve correspondentie op en zorgt voor een correcte verzending.
¿ Je staat in voor het beheer van agenda's, inclusief de planning van vergaderingen, afspraken en (dienst)reizen.
¿ Je ondersteunt de praktische organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en andere activiteiten en zorgt voor de administratieve en logistieke voorbereiding ervan.
¿ Je onderhoudt administratieve contacten met andere delegaties bij de NAVO of EU en met verschillende NAVO of EU-diensten.
¿ Je beantwoordt telefonische oproepen, verstrekt de nodige informatie en zorgt voor een correcte opvolging van vragen.
¿ Je ontvangt bezoekers op een professionele manier en zorgt voor hun begeleiding binnen de Permanente Vertegenwoordiging.
¿ Je verwerkt, klasseert en volgt administratieve documenten en dossiers nauwgezet op.
¿ Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging.

Heb je interesse om bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO of bij de Europese Unie in Brussel te werken? Beschik je over een diploma Hoger Secundair Onderwijs? Voldoe je aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar)?

Er zijn 2 vacante plaatsen en wij werven voor deze functies aan via een startbaanovereenkomst.

Niveau: C (diploma Hoger Secundair Onderwijs)

Taal: NL

Deelnemingsvoorwaarden:

• Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst:
  • Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg
    Gezien de aard van het contract mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.
    
    Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.
    
    
• Je beschikt over het vereiste diploma op de uiterste sollicitatiedatum (diploma Hoger Secundair Onderwijs):

Voorziene indiensttredingsdatum:

• Zo vlug mogelijk na het bekomen van een positief veiligheidsadvies.
  

Competenties

Wij zijn op zoek naar iemand die de volgende competenties bezit:

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen.
  Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
  
• Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep.
  Informatie uitwisselen en in dialoog gaan
  
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken.
  Actief samenwerken
  
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening.
  De klanten verder helpen
  
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert.
  Je aanpassen aan verandering
  

Troeven

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.
• Je kan vlot werken met MS Office (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook,...).
• Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels, zowel actief als passief, is dan ook een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je hebt reeds ervaring opgedaan in een vergelijkbare administratieve functie.
• Je kan binnen een flexibel uurrooster werken, afhankelijk van de noden van de dienst.
• Je komt afspraken na, werkt nauwkeurig en punctueel.

Een goede motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden als Office Assistant - Administratief assistent in de graad van niveau C met de bijhorende weddenschaal C1.
Minimum aanvangswedde: € 31.516,99 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Standplaats

• Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO: Leopold III laan, 1110 Brussel
• Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie: Belliardstraat 65, 1040 Brussel

Voordelen bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de NAVO:
¿ Minimum 26 dagen verlof aangevuld met een aantal jaarlijkse feest- en sluitingsdagen, onder meer tijdens de eindejaarperiode
¿ Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
¿ Gratis parkeergelegenheid indien je komt met de wagen
¿ Voordelige hospitalisatieverzekering
¿ Mogelijkheid tot het bekomen van een fietsvergoeding
¿ Mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie (voor het Frans)
¿ Voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
¿ Meerdere bedrijfsrestaurants
¿ Sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
¿ Geboortegeschenk
¿ Financiële tegemoetkoming in opvang en stages
¿ Jaarlijkse teambuilding-activiteit
¿ Voordelige toegang tot de sportinfrastructuur inclusief zwembad en sauna
¿ Uitgebreid opleidingsaanbod
Voordelen bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie:
¿ Minimum 26 dagen verlof aangevuld met een aantal jaarlijkse feest- en sluitingsdagen, onder meer tijdens de eindejaarperiode
¿ Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
¿ Gratis parkeergelegenheid indien je komt met de wagen
¿ Voordelige hospitalisatieverzekering
¿ Mogelijkheid tot het bekomen van een fietsvergoeding
¿ Mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie (voor het Frans)
¿ Voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
¿ Financiële tegemoetkoming in opvang en stages
¿ Jaarlijkse teambuilding-activiteit
¿ Uitgebreid opleidingsaanbod

Gezien de inhoud van de functie is telewerk beperkt mogelijk.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.