Agency Operations Administrator

Als Agency Operations Administrator ben je verantwoordelijk voor de volledige verwerking en opvolging van facturen met betrekking tot de scheepsafrekening:

• Verzamelen en verwerken van alle inkomende facturen, zowel via e-mail als rechtstreeks via PEPPOL.

• Correct boeken van inkomende facturen in het interne systeem.

• Nieuwe klanten laten aanmaken in het systeem en laten goedkeuren door de boekhouding.

• Nieuwe leveranciers aanmaken in het systeem.

• Facturen nauwgezet controleren op volledigheid en de correctheid van fees, tarieven en kortingen.

• Facturen van havendiensten correct toewijzen, zoals concessie, kaaigeld en elektriciteit.

• Vragen en opmerkingen die tijdens of na de facturatie ontstaan, nauwgezet opvolgen en correct beantwoorden.

• Actief bijdragen aan een digitale mindset en meedenken over optimalisaties binnen de verwerking van zowel inkomende als uitgaande facturen.

• Het kwaliteit-, veiligheids- en milieumanagementsysteem samen met alle medewerkers ondersteunen.

• Goede kennis van Excel en interne softwaretoepassingen.

• Je beschikt over een Graduaat/Bachelor-diploma in een relevante richting die aansluit bij de functie.

• Je spreekt Nederlands en Engels; kennis van Frans is een plus.

• Je beschikt over een basiskennis van boekhouden.

• Je werkt klantgericht en kostenbewust.

• Je bent een teamspeler en werkt vlot samen met collega's.

• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.

• Je beschikt over een probleemoplossende en analytische ingesteldheid.

• Je stelt je flexibel op en kunt vlot inspelen op veranderende situaties.

• Je hebt een digitale mindset en staat open voor digitale tools en optimalisaties.