Administratief bediende - Voltijds

Ben jij administratief sterk en haal je voldoening uit een correcte, tijdige facturatie en een uitstekende opvolging van klantendossiers? Werk je nauwkeurig met cijfers en hou je ervan om structuur te brengen in administratieve processen? Dan zoeken wij jou als administratief medewerker voor onze afdeling facturatie & klantenbeheer in Brugge!

Vanuit ons kantoor in Brugge ben jij de stille motor achter onze schoonmaakdiensten. Of het nu gaat om reguliere schoonmaak, ramenwas of industriële reiniging, jij bewaakt de planning, schakelt snel bij wijzigingen en zorgt dat de facturatie naadloos aansluit op wat er op het terrein gebeurt. Je rapporteert rechtstreeks aan het operationeel management en werkt nauw samen met de teamleaders en de collega's op de werkvloer. Een job met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en het voldoening gevoel wanneer elke dag vlekkeloos verloopt.

Als administratief medewerker sta je mee in voor een correcte en tijdige facturatie en voor een vlekkeloze opvolging van onze klantendossiers. Je controleert de gepresteerde uren van ons eigen personeel en van interim medewerkers, verzorgt de facturatie van verkoop, extra werken en onder aanneming, en berekent de kilometer- en mobiliteitsvergoedingen van onze medewerkers. Daarnaast beheer je de klantendossiers van A tot Z: van het aanmaken van nieuwe klanten en schema's tot de opvolging van verlofperiodes, indexaties en RSZ-aangiftes. Je werkt vanuit onze vestiging in Brugge, in nauwe samenwerking met de helpdesk en collega's van andere afdelingen, en ben je het aanspreekpunt voor algemene vragen van onze klanten.

JOUW PROFIEL

• Je hebt een bachelor administratie, boekhouding of gelijkwaardig door ervaring
• Je werkt nauwkeurig en cijfermatig sterk, en houdt van orde en structuur
• Ervaring met facturatie en/of klantenbeheer is een pluspunt
• Excel kent voor jou weinig geheimen
• Je bent communicatief vaardig en klantvriendelijk, zowel telefonisch als schriftelijk
• Je kan zelfstandig werken, maar bent ook een echte teamplayer
• Je bent stressbestendig en behoudt het overzicht, ook bij een drukke workload
• Je communiceert vlot in het Nederlands; kennis van Frans en/of Engels is een troef

JOUW TAKENPAKKET

• Uren van het eigen personeel en van interim medewerkers controleren, inclusief het nazicht van interim facturen
• Registratieproblemen opsporen en oplossen
• Kilometer- en mobiliteitsvergoedingen van medewerkers berekenen
• Facturatie verzorgen van verkoop, extra werken en onder aanneming, met opmaak van werkbonnen en nacalculatie
• Klachten over creditnota's en facturen analyseren en oplossen
• Overzicht bijhouden van de maandelijkse facturatie en het aantal creditnota's
• Klantendossiers beheren: opmaken, wijzigen en up-to-date houden, zowel digitaal als fysiek
• Nieuwe klanten en werkschema's aanmaken, en schemawijzigingen doorvoeren
• Contactgegevens van klanten aanpassen, en verlofperiodes ingeven en opvolgen
• Controle uitvoeren op het aantal gepresteerde weken en indexaties correct toepassen
• Algemene mailings naar klanten voorbereiden in samenwerking met de helpdesk
• RSZ-aangiftes verzorgen voor vaste werven en extra/eenmalige werven
• Stopdata en -redenen van klanten registreren in het systeem
• Algemene vragen van klanten beantwoorden
• Instaan voor de algemene back-up planning