Administratief medewerker kinderopvang – halftijds

JOUW TAKEN

We zijn daar graag eerlijk over: zeker in het begin zal een groot deel van je werk bestaan uit veelvuldig terugkerend administratief werk.

Onze buitenschoolse opvang is pas opgestart en dat betekent dat er nog heel wat dossiers, registraties en gegevens verwerkt en gecontroleerd moeten worden.

Je werkt hiervoor voornamelijk in ons softwarepakket voor registratie en facturatie binnen de kinderopvang. Denk aan:

• dossiers invoeren en vervolledigen;
• kind- en gezinsgegevens registreren en controleren;
• registraties verwerken;
• ontbrekende of foutieve gegevens opsporen en opvolgen;
• gegevens nakijken in functie van een correcte facturatie;
• administratieve gegevens actueel en overzichtelijk houden.

Nauwkeurigheid is daarbij belangrijker dan snelheid. Achter elk dossier zit immers een kind en een gezin en correcte registraties zijn essentieel voor onze werking én onze facturatie.

Vind jij het net fijn om een grote hoeveelheid administratie systematisch weg te werken, krijg je voldoening van een databank die steeds vollediger wordt en heb je geen probleem met taken die zich regelmatig herhalen? Dan zou deze opdracht wel eens heel goed bij jou kunnen passen.

En na de opstart?

Wanneer de grote administratieve opstart achter de rug is, verdwijnt het werken in ons kinderopvangsoftwarepakket zeker niet. Het blijft een belangrijk onderdeel van je functie, maar de nadruk verschuift van massale gegevensinvoer naar het dagelijks administratief beheer van onze opvangwerking.

Tot je vaste taken behoren dan onder andere:

• reservaties opvolgen en goedkeuren;
• annuleringen verwerken;
• aanwezigheidsregistraties controleren en waar nodig corrigeren;
• nieuwe dossiers verwerken en bestaande dossiers actueel houden;
• ontbrekende of foutieve gegevens opvolgen;
• registraties nakijken in functie van een correcte facturatie;
• administratieve vragen rond reservaties, registraties en dossiers opvolgen.

Daarnaast ontstaat er meer ruimte voor andere administratieve ondersteuning binnen onze organisatie. Afhankelijk van de noden én van waar jij goed in bent, kan je bijvoorbeeld ook:

• documenten opmaken en aanpassen in Word;
• gegevens verwerken en overzichten maken in Excel;
• documenten en informatie beheren binnen Teams;
• informatie aanpassen of aanvullen op onze website;
• collega's administratief ondersteunen;
• mee nadenken over hoe we onze administratieve processen slimmer en efficiënter kunnen organiseren.

Je takenpakket wordt na de opstart dus breder, maar ons registratie- en facturatiesysteem blijft de rode draad doorheen je functie.

Voor deze functie zoeken we iemand die heel nauwkeurig, zelfstandig en digitaal vaardig werkt.

Je bent iemand die niet afhaakt wanneer er honderd dossiers op je wachten, maar eerder denkt: kom maar op, we beginnen bij nummer één.

Daarnaast:

• werk je gestructureerd en zorgvuldig;
• kan je je goed concentreren bij terugkerende administratieve taken;
• werk je graag met gegevens en digitale systemen;
• kan je zelfstandig je werk organiseren;
• neem je verantwoordelijkheid voor een correcte afwerking;
• ben je digitaal vaardig en leer je nieuwe programma's vlot gebruiken;
• kan je vlot overweg met courante toepassingen zoals Word, Excel en Teams;
• durf je vragen te stellen wanneer iets niet duidelijk is;
• ga je discreet om met persoonsgegevens;
• denk je graag mee wanneer je merkt dat iets handiger of efficiënter kan.

Je hoeft ons softwarepakket voor kinderopvang nog niet te kennen. We leren je graag hoe het werkt.

Ervaring binnen kinderopvang is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Digitale handigheid, nauwkeurigheid en zin om bij te leren vinden we veel belangrijker.