Administratief medewerker Ruimte

Ben jij iemand die graag zorgt dat alles achter de schermen vlot blijft draaien? Werk je nauwkeurig, hou je van afwisseling en haal je voldoening uit het ondersteunen van collega's? Dan ben jij misschien de administratieve kracht die we zoeken voor onze dienst Ruimte.

Als administratief medewerker Ruimte ondersteun je de teams infrastructuur, patrimonium en buitendienst bij hun dagelijkse werking. Je zorgt mee voor een correcte en vlotte administratieve opvolging en draagt zo bij aan een kwaliteitsvolle dienstverlening.

Je verwerkt onder meer bestelbonnen, werkbonnen en facturen, volgt de algemene mailbox en telefonie op en verzorgt briefwisseling en andere administratieve documenten. Je ondersteunt collega's bij de voorbereiding van dossiers en agendapunten voor het college en zorgt ervoor dat administratieve opdrachten correct en tijdig worden opgevolgd. Je zorgt ook voor een correcte doorstroming van vragen, meldingen en aanvragen naar de bevoegde collega.

Je ondersteunt verschillende collega's en teams, waardoor geen enkele dag hetzelfde is. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en kan vlot schakelen tussen uiteenlopende taken en vragen. Je werkt voornamelijk vanuit het administratief centrum, maar bent op afgesproken momenten ook aanwezig in de loods om de buitendienst administratief te ondersteunen en vragen en opdrachten rechtstreeks af te stemmen. Zo vorm je mee de verbinding tussen de administratie en de collega's op het terrein.

Je komt terecht in een klein en betrokken team binnen de afdeling Ruimte. We werken nauw samen, helpen elkaar waar nodig en kunnen op elkaar rekenen. Iedereen heeft zijn eigen expertise, maar we denken samen na over oplossingen en steken ook zelf de handen uit de mouwen wanneer dat nodig is. We houden van een open en collegiale werksfeer, waarin vragen stellen vanzelfsprekend is en er ook plaats is voor humor.

Wie zoeken we?

Je bent administratief sterk, werkt nauwkeurig en houdt ervan om verschillende zaken tegelijk op te volgen. Je bent klantvriendelijk en je communiceert vlot, zowel telefonisch als via e-mail. Je werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op met collega’s.

Daarnaast:

• beschik je over een diploma secundair onderwijs of voldoe je aan de voorwaarden voor een functie op C-niveau;
• je vertoont een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Bij een aanstelling wordt dit, indien van toepassing, gecontroleerd aan de hand van een uittreksel uit het strafregister;
• werk je vlot met digitale toepassingen zoals Microsoft Office;
• leer je nieuwe software en administratieve processen snel aan;
• werk je georganiseerd en met oog voor detail;
• is affiniteit met infrastructuur, patrimonium of technische dienstverlening een pluspunt.