Onthaalbediende

Ben je klachtgericht en zit het ontzorgen van klanten en je collega’s in het bloed?

Als Onthaalbediende in ons hoofdkantoor in Roeselare ben jij het eerste aanspreekpunt voor klanten en bezoekers. Je ontvangt iedereen met een glimlach, beheert de telefonie en zorgt ervoor dat alles in het kantoor vlot en professioneel verloopt. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en zorgvuldigheid ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van het kantoor.

Je ondersteunt collega’s met administratieve taken, volgt de interne processen nauwkeurig op en draagt actief bij aan een warme en efficiënte kantoororganisatie.

Hoe ziet jouw dag als Onthaalbediende eruit?

1 Interne werking van het kantoor

• Je staat klaar voor klanten, bezoekers en collega’s met een vriendelijke en professionele ontvangst.
• Je verzorgt het onthaal en de telefonie en zorgt voor een duidelijke en klantgerichte communicatie.
• Je beheert vergaderzalen en waakt over orde en netheid in het kantoor, inclusief voorraadbeheer en het tijdig doorgeven van algemene herstellingen/bestellingen aan de juiste collega.
• Je verdeelt en verzendt post, waaronder aangetekende brieven, koerierzendingen en scanwerk.
• Je ondersteunt collega’s in hun dagelijkse werking.

2 Administratieve opvolging

• Je houdt informatie correct en overzichtelijk bij en ondersteunt waar nodig bij administratieve taken.
• Je werkt punctueel en blijft overzicht bewaren, ook wanneer er meerdere taken tegelijk binnenkomen.
• Je denkt proactief mee en onderneemt actie wanneer je ziet dat collega’s of klanten extra ondersteuning kunnen gebruiken.

Communicator én multitasker
Je communiceert vlot en beleefd en je helpt graag anderen vooruit. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en blijft vriendelijk en professioneel, ook wanneer het druk is. Je werkt nauwkeurig en hebt een sterk gevoel voor orde. Discretie is voor jou vanzelfsprekend omdat je vaak met vertrouwelijke informatie werkt. Je hebt ervaring in een administratieve of onthaalfunctie of je bouwde dit op dankzij je talent en inzet.

Teamplayer én ondersteuner
Je haalt energie uit samenwerken en je bent graag een betrouwbare schakel voor collega’s. Je staat altijd klaar om te helpen en denkt mee met wat er leeft in het kantoor. Je ondersteunt collega’s op een enthousiaste en zorgzame manier zodat zij zich kunnen focussen op hun werk.

Planner én flexibel
Je werkt gestructureerd en behoudt gemakkelijk het overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en blijft rustig, ook op drukke momenten. Je weet prioriteiten te bepalen zonder de kwaliteit te verliezen. Daarnaast ben je flexibel ingesteld. Samen met je collega zorg je ervoor dat het onthaal steeds vlot bemand is en werk je in een beurtrol tot 17u of tot 18u. Op vrijdag werk je afwisselend tot 16u en 17u.

Procesdenker én initiatiefnemer
Je denkt vooruit en ziet snel waar dingen beter of efficiënter kunnen. Je neemt initiatief en doet voorstellen die de werking van het kantoor verbeteren. Je hebt oog voor optimalisatie en draagt graag bij aan duidelijke en vlotte processen.