Healthcare management assistant

Situering van de functie

Als Healthcare Management Assistant ben je actief binnen de raadplegingen, de medisch-technische diensten of de dienst spoedgevallen. Je rapporteert aan het hoofd van de dienst waar je tewerkgesteld bent. Je werkt samen met de verpleegkundigen en artsen van de afdeling.

Het doel van de functie is het opvolgen en beheren van de administratie, zodat consultaties en onderzoeken efficiënt, vlot en klantgericht verlopen. Daarbij zorg je mee voor een warm en professioneel onthaal van patiënten en ben je een belangrijke schakel in een aangename en kwalitatieve patiëntenervaring.

Jij als Healthcare Management Assistant

Als Healthcare Management Assistant ontvang en informeer je de patiënten op de dienst. Je staat in voor de patiëntenadministratie, het afsprakenbeheer en de algemene secretariaatstaken.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Ontvangen en informeren van patiënten:
  • De patiënten informeren over de afspraakmogelijkheden en de documenten die zij moeten meebrengen;
  • De patiënten op correcte wijze ontvangen;
  • Begeleiden van de patiënten (vb hen geruststellen) en aanspreekpunt zijn voor hun vragen;
  • Patiënten doorverwijzen naar de wachtkamer, de onderzoekskamer, etc.
• De patiëntenadministratie:
  • Het medisch-administratief dossier van de patiënt aanmaken en administratief opvolgen;
  • Gegevens en documenten verzamelen;
  • Bijhouden van de documentatie in het patiëntendossier;
  • Erop toezien dat de dossiers volledig zijn, alle nodige formulieren aanwezig en correct ingevuld zijn;
• Het afsprakenbeheer:
  • De raadplegingen inplannen (al dan niet telefonisch) volgens de behoefte van de patiënt, de aard van de raadpleging en de graad van dringendheid;
  • De raadplegingen inplannen in een elektronische agenda naar beschikbaarheid van de verschillende artsen op de raadpleging.
• Algemene secretariaatstaken:
  • Verschillende documenten typen op basis van schriftelijke of mondeling aanwijzingen van de arts;
  • Aan de hand van dictaten, opname- en consultatieverslagen typen;
  • Klasseren en archiveren van medische dossiers zowel elektronisch als fysisch;
  • Op vraag van de artsen medische dossiers in het archief opzoeken en bezorgen;
  • De productvoorraad opvolgen en conform de bestaande afspraken, bestellingen doorgeven;
  • De telefoon opnemen en doorverbinden met de juiste persoon of een boodschap noteren;
  • De post verwerken.

Aanwervingsvoorwaarden

• Je hebt een bachelordiploma Healthcare Management Assistant.
• Ook laatstejaarsstudenten van de bachelor Healthcare Management Assistant worden aangemoedigd om te solliciteren.

Wat zijn jouw troeven?

• Klantvriendelijkheid draag je hoog in het vaandel. We streven ernaar om onze patiënten de best mogelijke zorgervaring te bieden. Jij speelt een essentiële rol in het verwezenlijken van dit doel.
• Plannen en organiseren zijn jouw tweede natuur. Je bent in staat om prioriteiten te stellen, deadlines te halen en snel te schakelen tussen verschillende taken. Je houdt altijd het overzicht en zorgt voor een gestroomlijnde administratie.
• Je hecht veel waarde aan nauwkeurigheid en punctualiteit. Je zorgt ervoor dat je taken met grote zorgvuldigheid en precisie uitvoert.
• Je handelt met integriteit en zorgt ervoor dat je de vertrouwelijkheid en privacy van patiënten respecteert.