Administratief bediende / onthaalmedewerker

De Zorggroep Baronie van Boelare is een kleinschalige en warme zorgorganisatie waar kwalitatieve zorg, persoonlijke aandacht en menselijkheid centraal staan. Om ons team te versterken, zijn wij op zoek naar een administratief medewerker die ook instaat voor het onthaal.

Als administratief medewerker ben je een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je combineert een gevarieerd administratief takenpakket met een warm en professioneel onthaal. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor bewoners, familieleden, bezoekers en externe partners en zorgt er mee voor dat de dagelijkse werking vlot en georganiseerd verloopt.

Je werkt nauw samen met de verschillende diensten binnen onze organisatie en zorgt voor een correcte, tijdige en zorgvuldige administratieve opvolging.

Je takenpakket

Onthaal en communicatie

• Je verzorgt het dagelijks onthaal van bewoners, familieleden, bezoekers en externe partners.
• Je beantwoordt telefoons en e-mails en zorgt voor een correcte doorverwijzing.
• Je bent een vriendelijk en professioneel aanspreekpunt en draagt mee bij aan een warme sfeer binnen onze organisatie.
• Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie.
• Je ondersteunt bewoners en familieleden bij praktische en administratieve vragen.

Administratie bewoners

• Je beheert en actualiseert de administratieve dossiers van onze bewoners.
• Je zorgt voor een correcte verwerking en opvolging van documenten, gegevens en attesten.
• Je verzorgt de administratieve formaliteiten bij opname, verblijf en vertrek van bewoners.
• Je staat mee in voor de administratieve verwerking en opvolging van de bewonersfacturatie.

Algemene administratie en organisatie

• Je ondersteunt bij agendabeheer en diverse organisatorische taken.
• Je verwerkt en controleert administratieve gegevens en documenten.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van vergaderingen en overlegmomenten.
• Je zorgt mee voor een overzichtelijke administratie en een goede documentopvolging.
• Je springt flexibel bij waar nodig en neemt verschillende administratieve taken op binnen de organisatie.

Personeelsadministratie

• Je beheert en volgt personeelsdossiers administratief op.
• Je verwerkt arbeidsovereenkomsten, attesten en andere sociale documenten.
• Je volgt afwezigheden zoals ziekte, verlof en tijdskrediet administratief op.
• Je biedt ondersteuning bij de loonadministratie in samenwerking met het sociaal secretariaat.
• Je ondersteunt bij de administratieve voorbereiding van aanwerving en onboarding van nieuwe medewerkers.

We zoeken iemand die administratief sterk is, graag met mensen werkt en voldoening haalt uit een gevarieerd takenpakket.

Je bent:

• nauwkeurig, georganiseerd en discreet;
• klantvriendelijk en communicatief;
• zelfstandig, maar werkt ook graag samen met collega's;
• flexibel en bereid om verschillende administratieve taken op te nemen;
• vertrouwd met MS Office en courante administratieve toepassingen;
• in staat om prioriteiten te stellen en het overzicht te bewaren;
• empathisch en respectvol in de omgang met bewoners, familieleden, collega's en externe partners.

Ervaring binnen een zorgorganisatie, woonzorgcentrum, bewonersadministratie, facturatie, verhuuradministratie of personeelsadministratie is een pluspunt. Een goede administratieve ingesteldheid, verantwoordelijkheidszin en warme persoonlijkheid vinden we minstens zo belangrijk.