Administratief Assistent (M/V/X)

BinHôme is een Openbare dienstverlenende Vastgoedmaatschappij (OVM) die een patrimonium van 2.500 sociale woningen beheert, verspreid over de gemeenten Ukkel en Elsene.

Onze missie is om kansarme mensen een gestructureerde leefomgeving te bieden door hen onder andere fatsoenlijke huisvesting ter beschikking te stellen.

De waarden die ten grondslag liggen aan ons werk zijn integriteit, efficiëntie, openheid, solidariteit en rechtvaardigheid.

Wilt u meewerken aan het beheer van een onderneming met een sociale dimensie? Wilt u kiezen voor de integratie van meer menselijke waarden in de samenleving? Solliciteer dan snel.

De afdeling Verhuur- en Sociaal Beheer staat in voor de opvolging van de dossiers van kandidaat-huurders, de toewijzing van woningen, de opvolging van huurdossiers en de sociale begeleiding van huurders. Samen met het team van gebouwconciërges zorgt de afdeling eveneens voor het onderhoud van de gebouwen en de naleving van het huishoudelijk reglement (ROI). De afdeling werkt samen met de andere diensten van BinHôme en met externe sociale en institutionele partners.

Onder het gezag van de directrice van de afdeling staat u als administratief assistent.e in voor de administratieve taken van de drie diensten van de afdeling (Verhuurdienst, Sociale Dienst en Nabijheidsdienst), evenals voor de administratieve ondersteuning van de directie van de afdeling.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN (NIET-UITPUTTENDE LIJST)

• Instaan voor het administratief beheer van alle inkomende en uitgaande correspondentie van de afdeling: registratie, klassering in het CRM, opmaak en verzending van brieven (mailings, organisatie van de verspreiding enz.), opvolging van antwoorden en herinneringen, enz.
• Administratieve ondersteuning bieden bij sociale dossiers en huurdossiers: voorbereiding van brieven, uitnodigingen, afspraken vastleggen, invoeren en bijwerken van gegevens in het CRM, klassering en administratieve opvolging van de dossiers.
• Instaan voor de administratieve opvolging van de partnerschappen en overeenkomsten van de afdeling, evenals voor de voorbereiding van de documenten die nodig zijn voor de samenwerking met institutionele partners.
• Instaan voor de digitale en fysieke archivering van originele documenten.
• Instaan voor het beheer van de agenda’s van de afdeling, voor de drie diensten en de directrice van de afdeling: vergaderingen organiseren, afspraken met externe contacten vastleggen en zorgen voor een goede praktische organisatie van de vergaderingen.
• Instaan voor de administratieve opvolging van dossiers die worden voorgelegd aan de beslissingsorganen (directiecomité, beheerscomité en raad van bestuur): naleving van de termijnen en opvolging van de genomen beslissingen.

OPLEIDING

U bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs.

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• Minstens 5 jaar ervaring in een functie als administratief medewerker;
• Uitstekende schriftelijke vaardigheden;
• Uitstekende beheersing van IT-tools (MS Office) en het vermogen om te werken in geïntegreerde digitale omgevingen (CRM, AdFinity, samenwerkingstools);
• Ervaring in de sociale huisvestingssector of binnen een openbare administratieve dienst is een pluspunt.

GEDRAGSKWALITEITEN

• Zin voor prioriteiten en resultaatgerichtheid;
• Grote nauwkeurigheid bij het uitvoeren van taken;
• eer goede schriftelijke communicatievaardigheden;
• Uitstekend stressbestendig;
• Initiatiefzin;
• Goede teamvaardigheden;
• Discretie en respect voor de vertrouwelijkheid van gegevens.